Dans le bâtiment, notamment, faire appel à la sous-traitance est fréquent. Toutes les entreprises du BTP ne peuvent avoir les compétences, les équipes et le matériel selon les plannings d'avancement des chantiers. Le sous-traitant va se voir déléguer une partie du chantier. Codial permet l'optimisation de la gestion de la sous-traitance et un suivi précis de l'avancement des sous-traitants.
Nous avions déjà abordé le sujet de la sous-traitance dans cet article : La gestion de la sous-traitance dans le bâtiment.
Comment créer une commande à un sous-traitant ?
Le notion de sous-traitance est présente dans Codial PME et Codial Entreprise. Toutefois, elle n'apparait pas dans le menu ACHAT du logiciel.
En effet, un sous-traitant est un fournisseur pour lequel nous avons coché l'option "Sous-Traitant" (ST). Donc, une commande sous-traitant est une commande à un fournisseur qui est coché "Sous-traitant".
De ce fait, la gestion de la commande Sous-traitant (ou CST) est quasiment similaire à celle d'une commande Fournisseur. Lors de la création d'une commande fournisseur, en sélectionnant un fournisseur "Sous-traitant", la commande se transforme automatiquement en CST.
Parmi les caractéristiques d'une commande sous-traitant, nous trouvons :
- La TVA Auto Liquidée: En cochant cette case, cela va permettre de mettre une TVA à 0% (Lire également : Autoliquidation TVA pour les entrepreneurs du bâtiment avec CODIAL)
- Gestion de l'avancement : A l'instar de vos situations de travaux pour lesquelles vous appliquez un Pourcentage d'avancement, votre sous-traitant effectue la même chose de son côté. Aussi, pour enregistrer sa facture, vous avez la possibilité d'appliquer un % d'avancement ou de saisir un montant d'avancement.
- En Paiement direct: Dans le cadre des marchés publics, le sous-traitant peut être payé directement par le client final. Il faut que le ST ait été déclaré dans le formulaire DC4.
Comment spécifier les lignes à sous-traiter dans un devis ou une commande client ?
Lorsque l'on rédige un devis ou que l'on obtient l'acceptation du devis (qui va passer en commande client), l'utilisateur peut spécifier que des lignes vont être sous-traitées.
En effet, il n'est parfois pas possible de savoir sur les prestations vont être réalisées en interne ou si elles vont être réalisées par une autre société.
Dans les lignes des documents, il est possible d'indiquer à Codial que des lignes d'articles ou d'ouvrages sont sous-traitée. En ajoutant la colonne "INT_SOUSTRAITANCE" / "S.T.", vous obtenez une colonne supplémentaire dans votre document.
Cette colonne "S.T." permet de spécifier les OUVRAGES, les ARTICLES ou les blocs (Chapitre / Titre) qui entreront dans les éléments à sous-traiter.
Quelle utilisation pour l'onglet SOUS-TRAITANT dans les devis et les commandes ?
Toutes les lignes de devis ou de commande qui ont la rubrique de type "SOUS-TRAITANCE" ou la coche "ST" entrent dans les lignes de l'onglet SOUS-TRAITANCE.
Les critères pour que les lignes des documents de vente alimentent l'onglet "Sous-Traitance" :
- Un ouvrage est sous-traité dans son intégralité (Fourniture et Main d'œuvre)
- Un article avec la rubrique Sous-Traitance
- Une ligne de prestation (uniquement) dans un ouvrage
Dans l'onglet "Sous-Traitance" : Seules les lignes de type "Sous-Traitance" sont prises en compte selon les 3 cas possibles ci-dessus.
3 informations sont obligatoires pour passer une demande de prix ou une commande à un sous-traitant :
- La quantité à commander (Colonne : A S.T.)
- La case à cocher ST
- Le fournisseur sélectionné
Enregistrer la facture du sous-traitant et suivre son avancement
La facture sous-traitant s'enregistre depuis la commande sous-traitant.
Plusieurs cas sont envisageables :
- Facturation totale : Il suffit de transférer la commande en facture Fournisseur.
- Facturation partielle : Avant de cliquer sur le bouton de transfert en Facture, il faut renseigner les quantités réellement facturées dans la colonne "Qté Liv".
Nous sommes sur le même mécanisme que sur les livraisons partielles des commandes fournisseurs.
- Facturation à l'avancement : La caractéristique des commandes sous-traitants est de permettre un transfert en facture selon un % d'avancement ou un montant de situation de travaux.
Dans l'entête de la CST, il faut cocher la case AVANCEMENT. Cette action ouvre l'accès à des informations supplémentaires.
L'avancement est enregistrable :
- En pourcentage cumulé
- En montant cumulé
- En montant courant
Quelle que soit l'information saisie, les 2 autres données seront recalculées automatiquement.
Codial va contrôler que le montant facturé ne dépasse pas celui de la commande. Il n'est pas possible d'avoir plus de 100% d'avancement.
