Comment copier un devis dans Codial?

L'ERP Codial est riche en outils. Pour copier un devis dans Codial, il existe presque autant de méthode que de profil d'utilisateurs. Les utilisateurs de Codial ont le choix de travailler de plusieurs façons et ne sont pas renfermés dans une méthodologie. Ainsi, la simple copie de devis peut être réalisée, selon le besoin, avec plusieurs outils.

Quelles sont les méthodes pour copier un devis dans Codial ?

Selon le besoin, il est possible d'utiliser plusieurs outils pour copier un devis dans Codial. Parmi ces outils, nous trouvons la duplication, le copier-coller, la copie de ligne et, nous pourrions même utiliser l'import de ligne depuis un fichier externe.

Les explications sur les différentes méthodes:

La duplication

La duplication se fait depuis le MENU OUTILS dans le devis.  Cela signifie qu'il faut entrer dans le devis à copier.

Lors de la duplication, une question est posée proposant plusieurs choix : DUPLICATION, VARIANTE, REMPLACEMENT ou, dans certains cas, DEVIS D'EXECUTION

  • Duplication: Le devis à l'origine de la copie et le nouveau devis ne sont pas liés. Le nouveau devis peut être attribué à un autre client. Chaque devis vivra sa vie de son côté. Toutefois, dans l'onglet transfert, il sera noté l'origine de la copie. C'est qu'à titre informatif.
  • Variante: Le devis initial et sa copie sont liés. La duplication peut être répétée à plusieurs reprises.  Cette copie de devis dans Codial doit être utilisée lorsqu'un client demande plusieurs devis pour la même chose avec des variantes (couleurs, matières, textures, gamme produit,...). En cas d'acceptation d'un des devis, tous les autres devis liés passeront en sans suite.
  • Remplacement: Le devis à l'origine de la copie est passé immédiatement en SANS SUITE. Le devis copié est le devis EN COURS.
  • Devis d'exécution : Voir explication dans un article consacré à ce sujet : Le devis d'exécution dans le bâtiment avec l'ERP Codial (monpartenaire-codial.fr)

Avec la duplication, c'est l'intégralité du devis qui est copié. Il n'est pas possible de ne copier qu'une partie du devis.

Le copier-coller

Les choses les plus simples sont les plus efficaces. Codial offre la possibilité de faire des Copier-Coller d'un document vers un autre document.

Pour sélectionner les lignes dans un devis, il faut DOUBLE CLIQUER sur les lignes afin de les faire passer sur un fond VERT.

La sélection de plusieurs lignes à copier en même temps est possible:

  • Double cliquer sur la 1ère ligne sur un CHAPITRE, un TITRE ou un OUVRAGE. Cela sélectionne toutes les lignes du Chapitre, du titre ou de l'ouvrage. Rappel: il faut que le POINT apparaisse après le C ou le T pour bien spécifier la somme.
  • Double cliquer sur la 1ère ligne, faire SHIFT et double-Cliquer sur la dernière ligne à sélectionner.
  • Double cliquer sur les lignes avec CTRL permet de faire des sélections partielles à plusieurs endroits dans le devis.

Une fois que la sélection est réalisée, il faut cliquer sur l'ICONE COPIER en haut de l'onglet LIGNE.

Vous allez dans le devis destinataire, vous cliquez sur l'ICONE COLLER en haut à gauche de l'onglet LIGNE. Tous les éléments copier se colleront dans le nouveau devis.

Le copier-coller fonctionne sur la même instance de Codial ou entre plusieurs instances de Codial sur la même base ou sur plusieurs dossiers de société. Ainsi, il est possible de copier des lignes d'un devis de la société A vers la société B du moment que les 2 dossiers sociétés sont ouverts sur le même ordinateur.

La copie de lignes

Dans les lignes de devis, le MENU OUTILS LIGNE propose la fonction : Copie de lignes d'un autre document.

Cet outil vous permet de rechercher les lignes à copier :

  • Identification de devis type
  • Rechercher parmi les devis d'un client
  • A partir d'un numéro de devis

Une fois que la liste des devis dressée, il suffit de cliquer sur un des devis pour voir le détail dans la partie inférieure de la fenêtre.

Il faudra cocher la ou les lignes à importer avec la colonne "Sélection".

Par cet outil, le devis est copié soit en intégralité, soit partiellement. La copie de plusieurs devis dans un seul document est simplifié. Tout se fait depuis le devis de destination.

L'import de ligne

Bien que moins adapté pour copier un devis, l'export puis l'import de lignes via un fichier Excel pourrait être une des solutions.

L'import de lignes EXCEL dans un devis est décrit dans cet article : Import dans Codial pour récupérer des données externes (monpartenaire-codial.fr)

Comment choisir la bonne méthode pour copier un devis ?

Le choix d'utiliser tel ou tel outil de copie se fait en prenant en compte les éléments suivants:

  • Dois-je copier l'intégralité du document ou qu'une partie ?
  • Dois-je avoir un lien entre l'ancien ou les anciens documents et le nouveau devis ?
  • Quelles sont mes habitudes de travail ?

 

 

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