Comment utiliser l’onglet BESOINS dans les devis et commandes client ?

Dans les documents de ventes (Devis, Devis d’exécution, Commande Client), Codial propose un onglet BESOINS. Quelle est son rôle dans Codial ? Quelles sont les limites et contraintes ? Comment l’utiliser ?

Quel est le rôle de l’onglet BESOINS dans Codial ?

Dans un document commercial de vente, vous avez lister toutes les fournitures nécessaires à la réalisation de votre chantier ou de votre affaire.

Selon l’organisation de votre pièce commerciale, le même article peut apparaitre à plusieurs endroits.

Par exemple, si je suis électricien, je refais l’intégralité d’une maison en électricité. Je vais mettre les mêmes prises et les mêmes interrupteurs dans toutes les pièces. L’onglet BESOINS va me permet de voir une seule ligne avec le total des prises et des interrupteurs.

Cet onglet BESOINS a donc plusieurs utilités:

• Comptabiliser et regrouper les articles de mêmes références pour avoir une synthèse
• Passer en commande que les quantités nécessaires en interrogeant les stocks et les autres clients à livrer
• Choisir le fournisseur le moins cher pour chacun des articles proposés
• Faciliter les demandes d’achat, demandes de prix et commandes auprès des fournisseurs

Comment alimenter et utiliser efficacement l’onglet BESOINS ?

Pour que l’onglet BESOINS s’alimente dans les devis et les commandes clients, il faut que les articles aient une RUBRIQUE de nature : « Fourniture » (Par défaut : Fourniture ou Pièce non Affectée).

Les articles des rubriques de type: Main d’œuvre, Sous-traitance et Divers n’alimentent pas les BESOINS.

Dans ce cas, les lignes d’articles du devis viennent se cumuler. En effet, si un article apparait plusieurs fois dans le devis, il y aura un regroupement de la quantité nécessaire (Colonne : Qté).

Dans cette écran, 3 informations sont indispensable pour passer en demande de Prix ou en Commande Fournisseur:

• La quantité A Commander  (Colonne « A Com. »)
• Le fournisseur (colonne « Fournisseur »)
• La case pour indiquer les lignes à prendre en compte (Colonne: « Cmd. »)

Ces informations peuvent être alimentée par Codial par les boutons:

• Calcul : lance le calcul nécessaire pour le document selon le stock disponible. Codial pose la question de prendre en compte les autres besoins des autres clients pour optimiser les achats.
• Reste : Codial regarde la quantité déjà commandée pour ce besoin et va passer dans « A Com. » la différence entre la Qté nécessaire et celle déjà commandée.
• Cmde Qtés : La quantité est alimentée par plusieurs mécanismes (Manuellement, par le Calcul, par le Reste).
• Meilleur Prix : Recherche dans la base article, onglet fournisseurs, le fournisseur le moins cher si ce n’est pas le fournisseur principal.

3 actions sont possibles :

• Demande d’achat (Codial Entreprise uniquement)
• Demande de prix (Codial gamme Entreprise uniquement)
• Commande Fournisseur (Toutes les gammes Codial)

Une fois que les documents sont générés, ils sont accessibles par l’onglet TRANSFERT :

Il s’agit d’une préparation des commandes. Ces commandes fournisseurs sont modifiables. Elles peuvent rester ouvertes pour cumuler plusieurs BESOINS de plusieurs clients dans une seule commande fournisseur.

C’est l’utilisateur en charge de l’envoi des commandes fournisseurs qui prendra la décision de l’envoyer. Elle ne part pas toute seule et sans contrôle préalable.

Cas particulier : Traiter les besoins partiels d’un chantier

Dans certains cas, vous ne devez pas commander toutes les fournitures en une seule fois. Il peut être nécessaire de factionner les commandes ou se séquencer selon les lots de votre chantiers.

Dans l’exemple suivant, je ne veux prendre en compte que le « lot ELECTRICITE ». Dans ce cas, il faut sélectionner les lignes, chapitres ou titres. La sélection est faite par un « Double Clic » qui affichera les lignes sur un fond Vert.

En allant en suite sur l’onglet BESOINS, seules les lignes sélectionnées seront prises en compte dans les calculs.