Le logiciel de gestion Codial peut fonctionner de plusieurs manières lorsque l'on a plusieurs entités à gérer. Multi-sociétés, Multi-agences, Société mère et fille,... des possibilités techniques selon les formes juridiques et vos besoins.
Qu'est-ce qu'une société mère ?
La société mère est un dossier Codial indépendant de la société fille. Il s'agit de 2 bases distinctes. Chaque société a sa base de données contenant ses clients, ses articles, ses fournisseurs, ses documents de ventes et d'achats.
Par défaut, il n'y a pas d'échange entre 2 dossiers de sociétés. Ils sont "étanches".
Toutefois, dans les paramètres, il est possible de définir une société comme "mère". Cela signifie qu'elle partagera sa base d'articles et d'ouvrages avec d'autres sociétés.
Le partage n'est pas immédiat et automatique.
Les articles exportés de la société mère sont à importer dans la société fille.
Comment paramétrer une société mère et une société fille ?
Le partage de données et le statut (mère - fille) sont définis dans les paramètres du logiciel. Il faut aller dans l'onglet ARTICLES puis PARTAGE pour passer la base principale avec le statut "Société mère".
Techniquement, il est faut que les dossiers de société soient sur le même serveur.
Il convient également de désigner les bases filles.
Si la case "Ne récupérer que les nouveaux articles (...)" est cochée, les articles déjà présents dans la société fille ne seront pas mis à jour. Dans ce cas, seuls les nouveaux articles seront transmis. La société fille pourra mettre à jour ses articles et leurs prix.
Si la case n'est pas cochée, les mises à jour des articles seront envoyées (ex: changement de prix ou de libellé). C'est la société mère qui sera maitre des données. Les modifications de la fille seront écrasées par celle de la mère.
Sur la société recevant les données, il faudra cocher dans les paramètres ARTICLES, PARTAGE, le coche "société fille"
Comment se passe l'échange de données entre les sociétés?
Les articles et les ouvrages peuvent être envoyés de la base principale vers les autres sociétés définis dans les paramètres.
Il faut procéder en plusieurs étapes:
- Export des articles : Aller dans la liste des articles. Cliquer sur le menu outils. Sélectionner "Exporter les articles".
- Export des ouvrages : Aller dans les listes des ouvrages. Dans le menu outils, choisir "Exporter les ouvrages".
- Import des articles dans chaque société fille : Aller dans la liste des articles et choisir "Importer les articles" dans le menu outils.
- Import des ouvrages dans chacune des sociétés désignées comme "fille": Se placer dans la liste des ouvrages et "importer les ouvrages" depuis le choix du menu outils.
L'automatisation de l'export et des imports est envisageable en utilisant une macro pour remplacer vos clics. Cette macro peut être exécutée depuis le planificateur du logiciel Codial.
Quelles sont les données échangées?
Le code article, la désignation, la répartition Secteur-Famille-Sous-famille, les prix (achat, revient et vente) sont les éléments exportés par Codial.
Lors de l'intégration des données dans la société fille, les éléments manquants seront créés. Ainsi, les secteurs, familles et sous-familles manquants seront ajoutés.
Concernant les ouvrages, l'intégralité des informations (composantes, quantités et prix) sont exportées puis réintégrées.
Comprendre la différence entre le multi-société et le multi-agences:
Explications sur les différentes formes de création de base de données dans Codial selon votre clé de licence et vos besoins...
