Qu'est-ce qu'une G.E.D Codial ?
La gestion électronique des documents (G.E.D Codial) est un procédé de gestion des documents externe (world, excel, pdf etc...) pour une entreprise.
Ce processus permet de classer des documents (qu'importe le document), tout en les stockant dans une "armoire" numérique. Laissant un accès libre à toutes personnes ayant les droits pour y entrer.
Pourquoi utiliser cette solution G.E.D Codial ?
Grâce à cet nouvel ère de dématérialisation des documents et la démocratisation des outils de communication informatiques, les entreprises produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques.
La GED permet "d'harmoniser" les processus dans l’entreprise, la centralisation des documents (retrouvant vos documents comme fiche technique, plans, tarifs etc...), l’amélioration de la collaboration entre les services et facilite l’accès aux flux d'informations à vos collaborateurs.
Pourquoi la RGPD favorise cette solution ?
Le RGPD oblige des mesures de protection de la part des entreprises pour l'utilisation de données personnelles . Utiliser une solution de GED comme celle qui est présente dans l'ERP Codial est un réel avantage pour être conforme vis à vis de la RGPD.
La GED est donc un outil stratégique pour la protection et la gestion des données personnelles. L’utilisation d’une plateforme unique pour le stockage, la gestion et l’utilisation de données offre une vision globale et aide à respecter le RGPD.
Une fois que l'utilisation des données personnelles arrive à échéance, la GED se charge de les supprimer afin d’être conforme au RGPD.
Sur chaque document et donnée ajouté dans la GED, un registre automatique est mis en place permettant à vos collaborateurs d'être informer vis à vis du caractère de la donnée et des droits accordés quant à son utilisation possible.
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Comment fonctionne la GED dans Codial ?
La Gestion Electronique de Document est intégré dans Codial PME et Entreprise. L'objectif est de stocker dans le logiciel tous les documents externes afin de centraliser l'information dans l'outil de gestion de l'entreprise.
Ainsi, les utilisateurs peuvent enregistrer dans la GED tout type de documents: word, excel, powerpoint, pdf, plans, images, photos,...
Elle est disponible à plusieurs niveaux dans la logiciel:
- Les fiches Tiers : prospects, clients, fournisseurs, sous-traitant, salariés
- Les fiches articles et ouvrages.
- Les documents de vente (devis, commande, facture, situation) et documents d'achat
- Les modules complémentaires (ex: contrats)
Pour organiser les informations, une gestion de catégorie de document est possible. Ainsi, il sera possible de créer des catégories: courriers, contrats, emails,... pour retrouver plus rapidement des informations.
En renseignant des documents dans la GED des Articles et des ouvrages, vous pouvez envoyer les modes d'emploi, les schémas de montage, les caractéristiques techniques,... des éléments présents dans votre devis en même temps que le document. Un gain de temps pour fournir des compléments d'informations à votre client.
Jusqu'en V14, Codial copie les documents de la GED dans sa propre arborescence de fichiers et les indexe dans sa base de données.
A partir de la V15, les éléments intégrés dans la GED pourront être enregistrés dans la base de données. Cela présente les avantages suivants:
- Sécurisation des accès à l'information
- Sauvegarde des éléments de la GED en même temps que la base de données
- Accès à la GED plus simplement
De plus, Codial a intégré des outils de lecture des documents de la GED pour les formats les plus courants: docx, xlsx, pdf,... ainsi, il n'est plus obligatoire d'avoir les logiciels sur l'ordinateur pour consulter les documents. Des "Viewers" simples ouvrent les documents aux formats les plus utilisés.
La GED enregistre également des éléments en automatique. En effet, lorsque vous envoyez par mail une pièce commerciale (devis, commande, facture,...), une copie de votre message mail et des pièces jointes est stockée dans la GED. La traçabilité est présente par une informatique de qui, quand et depuis quel ordinateur.
La Gestion Electronique de Document est un outil simple et puissant pour la centralisation de l'information, la traçabilité et la conservation des données.
Pour plus d'informations, veuillez nous contacter par mail ou par téléphone au: 09.72.47.67.37
