Dans Codial, la facture d'abonnement est une facture que se répète périodiquement à l'identique. Cette fonctionnalité est incluse dans Codial PME et Codial Entreprise.
Qu'est-ce qu'une facture d'abonnement ?
Les abonnements sont des factures de vente qui se répètent périodiquement sur un période donnée. Ils rentrent dans la chaîne de vente de Codial.
Ainsi, vous pouvez avoir un abonnement mensuel qui durera jusqu'à une date donnée.
La facture d'abonnement sert de source à la facture suivante. Un outil de génération des factures est disponible dans le Menu Outils.
Codial calcule automatiquement la date de prochaine facture en tenant compte de la règle défini par le nombre de jour, la coche "Fin de Mois" et le jour d'échéance de la facture.
Quelles différences entre une facture d'abonnement et un contrat ?
La facture d'abonnement est conçue pour être modifiable chaque mois. L'abonnement peut prendre fin à tout moment. Il n'y a pas d'engagement. Il ne s'agit que de facturation sans intervention technique préventive.
Le contrat définit des interventions préventives, une modalité de facturation et de paiement. Un contrat a une date de début et une date de fin. Voir notre article : Contrat d'entretien : comment fonctionne l'extension Contrat de Codial ?
Comment mettre en place un abonnement ?
Un abonnement est mis en place à partir d'une première facture.
L'option "Abonnement" doit être cochée dans l'entête de la facture.
La partie "Abonnement" apparait. Les critère de renouvellement de la facture sont définis dans cette partie. Il est ainsi possible de définir un rythme de renouvellement de l'abonnement (ex: 30 jours), le jour de facturation (ex: le 5 de chaque mois) et un date de fin d'abonnement.
La date de fin d'abonnement n'est pas obligatoire. En absence de cette date, l'abonnement se reconduira sans limite. Toutefois, il sera possible d'y mettre fin à tout moment.
Comment facturer les abonnements ?
Si la première facture doit être créée "manuellement" et caractérisées comme "abonnement", les factures suivantes entrent dans un outil de suivi et de génération.
Quand vous générez une facture d'abonnement, il s'agit d'une copie de la facture du mois précédent. Codial sait quelle est la dernière facture d'abonnement et quels sont les critères de reconduction en interrogant la partie "abonnement".
Dans le menu OUTILS des factures, on trouve une fonction "Gérer les abonnements". C'est à partir de cet écran que vous allez pouvoir générer toutes les nouvelles factures d'abonnement.
Seule la dernière facture d'abonnement d'un client est cochée "Abonnement". Aussi, au moment du renouvellement, la facture initialement en "Abonnement" perd la coche. C'est la nouvelle facture qui est en "Abonnement".
S'agissant d'une copie de la dernière facture, cela donne des limites à l'utilisation à bien prendre en compte lors de la mise en place.
Quelles sont les limites aux factures d'abonnements?
Seule la dernière facture de la chaine d'un abonnement pour un client est cochée en "abonnement". C'est cette facture qui est copie pour le mois suivant.
Aussi, il faut avoir en tête plusieurs cas:
- Vous modifiez le contenu de la facture. Cette modification sera reconduite sur la facture suivante.
- Vous réalisez un avoir sur une facture d'abonnement. La reconduction générera un nouvel avoir. Il faut penser à refaire une facture d'abonnement.
- Vous changez les coordonnées d'un client dans sa fiche client. S'agissant d'une copie de la facture précédente, les coordonnées du client ne sont pas mises à jour. Il faut penser à changer le client en le remplaçant pas le même client afin de réinitialiser les données de facturation.
Pour optimiser ou éliminer ces contraintes, des macros sont envisageables afin de personnaliser le traitement. Le développeur analysera votre demande et la faisabilité avant d'établir son chiffrage.
