Le contrat d’entretien, ou le contrat de services, est précieux pour les petites entreprises proposant ce type de prestations. En effet, il permet de générer du chiffre d’affaire récurrent et de fidéliser sa clientèle.
Le logiciel Codial propose une extension pour bien gérer les contrats d’entretiens et ne pas oublier des interventions ou de la facturation. Avant de gérer son 1er contrat, il est nécessaire de bien comprendre le fonctionnement de ce module.
Comment mettre en place des contrats types ?
Pour mettre en place un contrat client, il est nécessaire de passer par la création de contrats types et de documents types.
Qu’est-ce qu’un contrat type ?
Le contrat type est une trame servant de modèle pour la mise en place d’un contrat client. Ce contrat type possède des propriétés. La plupart sont modifiables sur le contrat client afin de personnaliser l’offre.
Un contrat type possède:
- l’intitulé du contrat: c’est l’information qui vous permettra de distinguer et de sélectionner le contrat type.
- La description peut être reprise sur le contrat du client. Il s’agit donc d’une description commerciale.
- Une durée de contrat calculées en mois ou en jours. La durée n’est pas modifiable sur le contrat client. Si l’entreprise propose un service sur 12, 24 et 36 mois (par exemple), il faudra créer 3 contrats types.
- Un type de contrat qui définit le comportement dans la gestion de contrats. Le contrat peut être Forfaitaire, A points, A incidents, Au Kit Copies ou au Coût Copie.
- Un tarif (montant et taux de TVA): Pour les contrats « standards », l’enregistrement du prix est possible sur le contrat type. Ainsi, tous les contrats clients seront proposés au même tarif.
- Dans l’onglet Intervention, vous allez spécifier le nombre d’interventions préventives, les dates prévisionnelles d’intervention, le descriptif de l’intervention (ce qui sera réalisé lors de la visite), les pièces et les mains d’oeuvre à utiliser lors de la venue du technicien. Toutes les données sont personnalisables dans le contrat du client.
- Dans l’onglet Facturation, les modalités de facturation seront dressées. Ainsi, il sera défini le nombre de facture et le rythme de facturation. L’utilisateur pourra également rédiger les mentions présentes sur la facture liée au contrat.
Un contrat peut avoir un nombre de facture mais également une modalité de paiement. En effet, il est possible d’émettre une facture par an avec un échéancier de 12 échéances. La société n’aura qu’une facture à sortir.
- Dans l’onglet Informations Complémentaires, les définitions sur le contenu des interventions curatives, sur les modalités de majoration du contrat, et sur les éléments comptables sont regroupées.
Chaque contrat type contient 3 documents types:
- Le document de contrat type
- Le document de la lettre d’avertissement avant intervention
- Le document de la lettre d’avertissement avant reconduction du contrat.
Qu’est-ce qu’un document type ?
Le document type correspond à l’édition qui sera envoyée au client. Lorsque vous choisissez le mode « traitement de texte », l’éditeur se présente comme un traitement de texte simplifié.
Tous les champs de fusion pour personnaliser le document sont présents sur la partie gauche. Lors de l’édition, les champs de fusion seront remplacés par les données incluses dans le contrat du client.
Comment créer un contrat d’entretien ?
Un contrat client repose toujours sur un contrat type. Lors de la création d’un contrat d’entretien, il faudra donc sélectionner un contrat type puis un client. Si le client a un tiers de facturation, il sera automatiquement repris dans le contrat.
Les informations sur fond bleu ne sont pas modifiables (contrat type, type de contrat, durée du contrat, adresse du client et de facturation,…).
Comme le contrat type, le contrat de maintenance est composé de plusieurs onglets. Nous retrouvons les mêmes onglet sur que le contrat type. Toutefois, les informations complémentaires sont complétées par des données non présentes dans le contrat type.
Il est possible d’associer plusieurs fiches personnalisées à un contrat d’entretien client. L’objectif de ces fiches personnalisées est de stocker des informations qui ne sont pas natives dans Codial. De plus, ces données seront exploitables facilement dans le document type d’édition du contrat.
Quant à l’onglet GED, il est présent partout dans le logiciel. Ici dans le contrat, la Gestion Electronique de Documents sera l’endroit idéal pour archiver le contrat dûment signé par le client.
Un contrat client peut reposer sur plusieurs choses:
- un équipement: c’est un matériel installé chez le client. Il a un numéro de série unique ainsi qu’une date d’installation, une marque, un modèle….
- un parc d’équipements: le parc regroupe plusieurs matériels
- une adresse contractuelle : l’adresse regroupe plusieurs parcs qui sont eux même composés de plusieurs équipements.
Exemple: le bloc clim N° 585255 est un équipement. La chaudière référence xxx55594xx est un équipement. Ils sont regroupés dans un parc « Thermique ». Un second parc « Domotique » est composé de mon alarme et des motorisations. Les parcs sont rattachés à l’adresse de ma maison secondaire. Il est donc possible de mettre en place un contrat pour 1 équipement, pour 1 parc ou pour l’adresse (soit l’ensemble des parcs et équipements).
Pour les contrats liés à des copropriétés, le module Syndic Batiment Propriétaire Locataires Copro ajout des fonctions supplémentaires. Ainsi, l’équipement peut appartenir à un propriétaire avec un contrat facturé au nom du locataire.
Comment gérer un contrat de services clients?
Dans le menu de l’extension des contrats d’entretien, vous avez accès la la gestion.
Pour qu’un contrat puisse apparaitre dans la gestion, il doit être « Imprimé » et « Accepté ».
Dans la gestion du contrat, les fonctions suivantes sont disponibles:
- Voir tous les contrats actifs
- Avertir les clients des contrats de maintenance de leur future intervention avec une lettre d’avertissement avant intervention
- Générer les bons d’intervention prévus dans les contrats
- Avertir les clients de la reconduction de leur contrat avant la date anniversaire
- Majorer les contrats
- Reconduire les contrats pour une nouvelle période
- Facturer les contrats, annuler une facturation ou lier une facture déjà établie à un contrat pour ne pas facturer plusieurs fois
La fonction GESTION de l’extension Contrat permet le pilotage et le suivi de tous vos contrats de maintenance préventive.
Les statistiques et analyses sur les contrats en cours
Codial propose diverses statistiques sur la rentabilité des contrats.
Parmi les éléments statistiques les plus utiles, c’est le calcul des report à nouveau à la date d’exercice comptable. Le montant des RAN (Report A Nouveau) est souvent complexe a établir. Codial a optimisé ce calcul. Les montants du RAN est calculé au prorata temporis selon la date de début de contrat et la date de clôture d’exercice.
Dans le menu de gestion des contrats, un onglet « Report Comptable » vous permet de saisir la date d’arrêté de compte. Le logiciel actualisera les compteurs : Contrat actif à la date d’arrêté, montant facturable à la date d’arrêté et le montant à facturer après la date d’arrêté.
Des définitions sur les interventions dans le cadre d’un contrat d’entretien
Les définitions suivantes sont rédigées selon l’usage dans le logiciel Codial. Elles peuvent être partiellement erronées dans un contexte industriel.
Définition: intervention préventive
Les interventions de maintenance préventive sont planifiées à l’avance. Le technicien vient contrôler le bon fonctionnement d’un appareil avant qu’un incident ne se produise.
Lors d’une intervention préventive, des contrôles sont réalisés. Des pièces peuvent être changées afin d’éviter les risques de panne, de casse, d’incendie… selon le type d’appareil.
Parmi les interventions préventives régulières les plus fréquentes: entretien d’une chaudière, ramonage d’une cheminée, vérification d’une climatisation, contrôle des extincteurs, vérification des installations électriques,…
Les interventions préventives sont prévues dans le contrat. On connait le nombre, la fréquence et les dates d’intervention.
La maintenance préventive a pour objectif d’éviter un problème.
Définition: intervention curative
Les interventions de maintenance curative sont généralement traitées en urgence. Il s’agit de venir remettre en état de fonctionnement un équipement qui subit un problème.
Nous pouvons également parler de maintenance corrective.
La maintenance curative a pour objectif de traiter le problème.
Les interventions curatives ne sont pas connues à l’avance. Nous ne savons pas leur fréquence ni leur nombre. Toutefois, il est possible d’indiquer dans le contrat des modalités particulières pour ces intervention. Exemple: les pièces seront facturées mais la main d’oeuvre sera comptabilisée et non facturée.
Les limites et les avantages des contrats préventifs dans Codial:
Le module Contrat CODIAL permet de faire beaucoup de choses. Ils présentent des avantages et des limites. Quelques exemples:
- Un contrat repose sur un équipement, un parc ou une adresse. Vous ne pouvez mettre 2 équipements, 2 parcs. Il faut regrouper les 2 équipements dans un parc ou les 2 parcs dans une adresse.
- Un contrat centralisateur est composé de plusieurs sous-contrats. Les interventions sont prévues pour chaque contrat. La facturation est regroupée au niveau du contrat centralisateur. Ainsi, vous pouvez travailler avec un groupe qui a plusieurs sites et qui veut un contrat global facturé sur une entité précise.
- Un contrat n’a qu’un seul taux de TVA. Si vous avez plusieurs équipements dans un contrat et que pour des raisons fiscales, tous n’ont pas le même taux de TVA, il faudra faire autant de contrat que de taux de TVA.
- Un contrat ne peut pas avoir une durée variable. Ainsi, si vous l’avez défini sur 12 mois, il faudra créer un nouveau contrat type pour 24 mois.
- Un contrat dont la durée initiale est de 36 mois sera reconduit pour la même durée soit 36 mois.
Pour bien utiliser et paramétrer votre module Contrat Codial, il est indispensable d’être accompagné par un Revendeur Expert Codial.
Comment proposer un contrat dès la rédaction d’un devis ?
pré-contrat : comment proposer un contrat de service dans un devis ?
Pour plus d’informations sur la gestion des contrats d’entretien dans Codial, adressez-vous à un revendeur agréé Codial. L’assistance technique et la formation sont indispensables avec ce type d’extension. Simple d’apparence et dans l’utilisation quotidienne, la mise en place des contrats types et la bonne stratégie de gestion peuvent être de vrais casse-têtes.
Ne pas confondre BPU et Contrat
Les entreprises qui travaillent avec des administrations (mairie, département, collectivité locale,…) et certaines entreprises ont tendance à parler de contrat au lieu de BPU.
En effet, souvent, ces entreprises ont gagné un appel d’offre pour des « contrats d’entretien » de bâtiment. En réalité, elles ont accepté de travailler en appliquant un bordereau de prix pour des travaux.
Dans ce cas, il n’y a pas d’intervention préventive, de facturation périodique,… c’est l’établissement d’un devis selon une grille de tarif imposé. Les travaux seront à réaliser après l’obtention d’un bon de commande ou d’un ordre de service.
Notre article sur le BPU:
BPU : Bordereau de Prix Unitaire