Après plusieurs années d'utilisation d'un logiciel, il se pose toujours la question de la suppression de données pour "faire du ménage dans Codial".
Le poids des années est lourd pour un logiciel de gestion surtout quand le volume annuel de documents commerciaux est important.
La suppression de données, l'archivage, les purges, les fusions, ... sont conditionnées par des critères liés à la règlementation et à l'éditeur.
Comment archiver les données les plus anciennes ?
Bien que le terme soit le même, il convient de distinguer plusieurs forces d'archivages dans Codial.
L'archivage des données DGI est imposé par la Direction Générale des Imports. Il permet d'archiver les données comptables sans les supprimer ni les bloquer dans Codial. L'archivage DGI est obligatoire mensuellement si l'option sur la loi de finance 2018 est activée.
L'archivage pour purge des données dans la base à pour but de faire du ménage dans Codial. Cet outil permet la création d'un nouveau dossier Codial avec tous documents dont la date est antérieure à (minimum) 24 mois.
Les documents archivés ne sont plus consultables sur la base en cours. Pour consulter les historiques supprimés, il faudra aller dans un dossier d'archive dont les informations seront en lecture seule.
Cet archivage purge plusieurs types de documents (liste issue de l'aide Codial du 19/04/2021):
- Devis,
- Commandes clients,
- Bons de livraison clients,
- Factures vente,
- Bons d’intervention,
- Locations,
- Ventes caisses,
- Projets,
- Contrats
- Demandes de prix
- Commandes fournisseurs
- Bons de livraison fournisseurs
- Factures fournisseurs
- RMA
- Evénements du planning
- Appels et hotlines
- Fiches perso liées aux fichiers supprimés
Avec ce type d'archivage, vous conservez une base de données "propres" avec un historique limité. Pour la sécurité du "au cas où...", la copie des données dans la base d'archive permet de consulter ces informations.
Comment supprimer un client ?
La suppression d'un client se pose dans plusieurs cas:
- Le client a disparu. Pourquoi conserver des fiches de clients qui ont disparus?
De nombreuses solutions de gestion interdisent la suppression si le client a été utilisé au moins une fois.
Codial, afin de respecter la RGPD, autorise la suppression d'une fiche client.
Pour supprimer un client, il faut entrer sur sa fiche et cliquer sur l'icône poubelle. Un message demandera la confirmation de cette fiche.
- Le client demande la suppression de ses données dans le cadre de la RGPD.
Dans le cadre de la RGPD, un client peut demander l'accès à ses informations et la suppression de sa fiche client.
Pour l'accès aux informations, il faut aller dans le menu outils de la fiche client.
Le choix Export des données clients génère un fichier texte avec toutes les informations "personnelles" du client.
Les informations "personnelles" du client vont être exportées dans un bloc-notes. Ainsi, les utilisateurs Codial ont la possibilité d'envoyer le fichier par mail. Le client pourra ouvrir le fichier sur n'importe quel environnement.
Une fois que l'export est réalisé, il est possible de supprimer le client. Toutes ses informations personnelles disparaitront de la base Codial. Toutefois, les documents au nom de ce client ne seront pas supprimés. Les coordonnées au niveau des documents commerciaux seront toujours présentes.
- La suppression de doublons. Votre base de données Codial comportent plusieurs fiches pour un même client. Des fiches ont été recréées bien qu'elles existaient déjà. Il est temps de faire du ménage dans Codial pour éviter les erreurs entre les diverses fiches.
Dans le menu outils des clients, une fonction est disponible pour fusionner 2 fiches clients. Seule une des 2 fiches demeure dans le logiciel. La 2ème fiche est supprimée dans le cadre de la fusion. Les historiques sont repris sur la fiche client qui reste active.
Comment faire du ménage dans Codial: l'article ?
Faire du ménage dans Codial dans la base article devient complexe dès que les articles ont été utilisés dans les documents commerciaux. Codial a mis en place plusieurs choses:
- Un article peut être physiquement supprimé de la base s'il n'a pas été utilisé. Il faut cliquer sur l'icône poubelle.
- Un article peut être supprimé s'il n'est pas une composante d'un ouvrage ou d'une nomenclature.
- Si l'article ne peut être supprimer dans la base, il peut au moins être coché comme "supprimé" ainsi il ne sera plus utilisable. Les articles cochés "supprimés" pourront réellement disparaitre lors d'une opération de suppression.
Dans le menu outils des articles, on trouve un outil de suppression des articles.
Les articles entrent dans la liste si leur date de création est antérieure à J-24 mois par défaut et qu'ils ne sont pas mouvementés depuis également 24 mois.
Par cet écran, nous pouvons éliminer tous les articles cochés "supprimés" et toujours visible dans Codial.
