Les logiciels de gestion impose l'archivage des factures car il s'agit d'une obligation de la DGI (Direction Générale des Impôts). L'archivage des factures consiste à archiver les données comptables dans des fichiers informatiques.
L'archivage papier des factures n'est pas nécessaire. Les arbres, la forêt, s'en portent mieux. Votre local d'archive papier peut trouver une autre utilité : une salle de détente ou de sport ?
Pourquoi réaliser l'archivage des factures ?
La Loi 13L-1-06 de Janvier 2006 de la DGI impose l'archivage des données qui concourent directement ou indirectement aux écritures comptables.
Les données archivées doivent être conservées 10 années après la date de clôtures comptables selon les textes.
L’article L123-22 du code de commerce prévoit des délais de conservation 10 ans pour les factures clients et fournisseurs ainsi que toutes les autres pièces justificatives comptables. La date de début de période est définie par la date de la clôture comptable.
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Il conviendra de sécuriser vos archives informatiques. La perte de ces données pourra être sanctionnée, comme la non présentation des documents. Un procès verbal sera dressé.
L'archivage informatique, généralement sous format PDF, autorise l'entreprise à ne plus constituer d'archivage sur support papier.
De très nombreuses informations sont à prendre en compte: Obligations fiscales et comptables dans le cadre du régime du réel normal d'imposition - Conservation et représentation des livres, documents et pièces comptables dans le cadre d'une comptabilité informatisée | bofip.impots.gouv.fr
Comment archiver les factures ?
Le logiciel Codial va vous rappeler les archivages à effectuer à l'ouverture. Pour visualiser le message et dérouler la procédure complète, vous devez avoir les droits d'archivage DGI.
Dans quel cas faire l'archivage mensuel ?
L'archivage mensuel est imposé aux utilisateurs de Codial dans 2 conditions:
- Le module Caisse est activé
- La validation des factures dans le cadre de la loi "Anti Fraude à la TVA" est cochée. Voir : Option "Imposer la signature des factures"
L’archivage mensuel est proposé automatiquement. Si celui-ci n'est pas réalisé, le logiciel se bloque au bout de 7 jours.
Si la fenêtre d'archivage mensuel n'est pas visible, il est possible de lancer cette opération depuis le menu OUTILS puis Archivage DGI.
L'archivage annuel pour le changement d'exercice
L’archivage exercice est proposé automatiquement. Il englobe toutes les archives mensuelles. Les fichiers d’archives mensuelles et journalières sont alors détruits.
Vous décidez quand vous réalisez votre archivage annuel. On peut lancer l'archivage Annuel via le Menu Outils/Utilitaires/Archivage D.G.I., puis l'onglet Archivage.
Lors de l'archivage, un certain nombre de fichiers sont créés sur l'emplacement prévu dans les paramètres:
Où retrouver les archives ?
Les fichiers d'archivages des factures sont stockés dans le répertoire un répertoire défini dans les paramètres de Codial. Vous devez être habilité à accéder aux Paramètres puis Documents et BL-Facture.
Généralement, le dossier d'archivage DGI est dans le fichier SYS_[data]. Codial va créer un dossier par exercice comptable.
Le stockage des données dans la GED
Le stockage des données dans la GED de Codial ne constitue pas un archivage "légal". Toutefois, cela permet de conserver les éléments dans la base de données (si option SGBD activée).
Par exemple, en stockant dans la GED, vos factures fournisseurs vous conserver une image du document. Ainsi, en recherchant dans Codial, vous retrouverez facilement la facture enregistrer, son contenu et sa copie numérique dans la GED.
De la même façon, en envoyant vos factures par mail, Codial stocke le mail d'envoi et le PDF du document automatiquement dans la GED. Cette fonction est disponible pour les envois par Codial.
L'archivage des données pour la DGI n'est pas une sauvegarde
Les fichiers générés pour l'archivage ne constituent pas une sauvegarde. La sauvegarde doit être, à minima, quotidienne. Plusieurs solutions existent pour sauvegarder et sécuriser vos données.
- La sauvegarde automatique depuis le serveur Hyperfile:
Le moteur de base de données Hyperfile intègre une solution de sauvegarde dans les tâches planifiée. La sauvegarde peut être totale ou incrémentielle.
Attention, si vous utilisez la GED en mode fichier, vos données stockées dans la GED ne sont pas prises en compte par la sauvegarde Hyperfile.
- La sauvegarde manuelle depuis le logiciel Codial:
Vous pouvez choisir quand et ce que vous voulez sauvegarder. Cette solution doit venir en complément de la sauvegarde automatique.
L'archivage des données n'est pas un archivage légal
L'archivage des données est un outil pour purger votre base de données. Codial va créer automatiquement une base de données avec l'antériorité de vos informations d'entreprise.
Seules les données datant de moins de 2 ans (date d'archivage jusqu'au...) seront conservées dans votre base en production.
