La fusion de documents dans Codial

Codial permet la fusion de documents vers un seul document de destination. On peut ainsi envoyer plusieurs devis dans une seule commande client, plusieurs commandes clients dans une seule facture ou regrouper des besoins de différents chantiers dans une commande fournisseur.

Quels sont les regroupements possibles dans Codial ?

Si un client ou un fournisseur vous demande de regrouper plusieurs documents d’origine vers une pièce commerciale de destination, Codial va vous proposer cette fusion automatiquement si certains critères sont remplis.

La notion de transfert groupé n’existe pas réellement. Toutefois, il est possible de transfert un document vers un autre document encore « ouvert ».

Fusions documents Codial

Exemple de fusion de documents

La fusion de documents est disponible dans les transferts suivants:

Quels sont les critères permettant la fusion de documents?

Pour que Codial puisse détecter que le document de destination est encore « Ouvert » et vous propose la fusion, il faut que certaines règles soient respectées.

Les informations suivantes doivent être identique entre le  Document Parent (Source) et le document Enfant (cible):

  • Le client doit être identique. A savoir, il faut que le code client soit le même.
  • Les tiers secondaires doivent être identique (Commande, Facture, Tarif,…).
  • Le document doit être établi pour la même agence, le même établissement, la même affectation.
  • Pour les utilisateurs en gamme ENTREPRISE, il faut que les documents fassent partie du même chantier (projet ou affaire).
  • Le mode de calcul doit être le même entre les documents : HT, TTC, précision de décimales

Selon le type de pièces commerciales, des informations complémentaires peuvent être contrôlées. Elles dépendent de l’origine et de la destination. Globalement, il faut que tous les documents soient sur le même client et la même adresse.

Il faut aussi que le document de destination soit encore « ouvert »:

  • Stock non sorti
  • Non imprimé
  • Non comptabilisé (pour les factures)

Quelle est la procédure de fusion de documents ?

Lors d’un transfert de document, la fenêtre de fusion peut apparaitre si les critères sont respectés.

1- Vous avez la liste des documents enfants qui répondent à la règle de fusion. En cliquant sur un des documents ouverts, vous obtenez le détail sur la partie basse.

2- En cliquant sur SELECTIONNER, vous demander la fusion vers le document initialement sélectionné.

3- CREER permet de créer un nouveau document sans tenir compte de la fusion possible.

Si la fenêtre de fusion n’est pas proposée, c’est qu’un des critères permettant le regroupement n’est pas respecté.

Contrairement à l’intégration des avenants dans les situations par le menu outils / import avenant, il n’y a pas d’informations permettant d’identifier les critères qui bloquent la fusion.

En cas de fusion de plusieurs documents sources, nous avons plusieurs documents PARENTS dans l’onglet TRANSFERT du document cible. Dans l’exemple ci-après, nous constatons que 2 devis sont à l’origine de cette commande.