Codial permet de saisir les heures travaillées pour analyser la rentabilité des affaires. Pour que la saisie des heures alimente correctement les compteurs, il faut bien paramétrer le salarié.
Les paramètres des heures du salarié
Avant de créer les salariés, il faut enregistrer dans Codial les types d'heures pour calculer la rémunération. Paramétrer le salarié s'appuie sur ces rubriques de paie.
Dans les paramètres, il faut aller dans l'onglet PRINCIPAL et TAUX HORAIRE. C'est à cet endroit que les types d'heures sont enregistré. Il peut s'agir des heures normales, des heures d'absence, des heures de nuis, des heures supplémentaires.
Pour chaque type d'heure, on indique le pourcentage de rémunération. 100% signifie que le salarié va toucher l'intégralité de son salaire. 125% correspond à une augmentation de la rémunération de 25%.
Pour les heures supplémentaires, il faut spécifier le nombre d'heures minimums avant de calculer une majoration. Il peut y avoir des seuils : plus de 35 heures, plus de 40 heures ou plus de 50 heures (par exemple).
Les types d'heures sont repris pour paramétrer le salarié. En cas de changement, il faut penser à actualiser tous les salariés (flèche "ronde" d'actualisation).
Paramétrer le salarié : les frais
Comme pour les taux horaires, les types de frais sont configurable dans Paramètres / Principal / Type de Frais.
Dans ce cas, il s'agit de rubriques de paie qui viennent en complément du taux horaire.
Plusieurs exemples de type de frais "Montant" : la prime de panier souvent appliquée dans le bâtiment, les frais de déplacement ou d'hébergement, une prime de déplacement. Ces exemples sont de type "Montant". Ce sera toujours le même montant qui sera appliqué. On ne peut pas mettre 2 primes de panier le même jour sur le même salarié.
Concernant les frais quantifiables, il peut s'agir de remboursement de frais kilométriques. Un montant est défini pour 1 unité. Ce montant sera multiplié selon la quantité spécifiée sur le salarié et la journée.
Les types de frais sont copier pour paramétrer le salarié. A chaque ajout ou chaque modification, une actualisation (flèche ronde") doit avoir lieu.
Comment paramétrer le salarié ?
Le salarié peut être créé de 2 façons:
- Lors de la création d'un utilisateur, une fiche salarié est automatiquement créée si un code commercial est attribué. Nous conseillons de mettre les initiales du commercial. Dans ce cas, le nom, le prénom et l'utilisateur Codial seront automatiquement remplis.
- Le salarié peut être créé par le menu FICHIER puis Salarié. Dans ce cas, il conviendra de saisir toutes les informations.
Dans l'onglet INFOS PRINCIPALES, il faut paramétrer le salarié selon son type de Main d'Oeuvre par défaut. Cela évitera de devoir sélectionner le type de main d'oeuvre à chaque saisie horaire. Nous vous conseillons d'associer l'article main d'oeuvre de sa compétence si votre entreprise propose plusieurs taux de main d'oeuvre (exemple : plomberie, électricité, toiture, fabrication,...).
Dans l'onglet TAUX HORAIRES / FRAIS, plusieurs actions sont nécessaires:
- Renseigner le taux horaire du salarié. Le coût horaire de base est calculé à partir du coût total entreprise divisé par le nombre d'heure. Il ne faudra pas oublier d'éventuellement majorer par un coefficient correspondant à des frais généraux (habillement, outillage,...).
- Vérifier que les taux et coûts horaires sont bien présents et qu'ils sont correctement renseignés. En cas d'absence ou d'erreur, vous devrez actualiser en cliquant sur le "flèche ronde".
- Contrôler les frais présents dans ce salarié. Comme pour les heures, il est possible d'actualiser avec la flèche ronde prévue à cet effet.
Un salarié qui ne doit pas entrer dans la gestion de la saisie des heures, doit avoir la coche "Désactiver la saisie horaire". Ainsi, il n'apparaitra pas dans la liste des salariés pour la saisie des heures. Nous cochons ce type d'option pour le personnel "administratif".
Paramétrer le salarié est primordial pour que les calculs de coût de main d'oeuvre soient réalisés.
Si le salarié doit être utilisé dans le Planning des ressources, il est nécessaire d'effectuer le réglage suivant en complément :
- Cocher la case TECHNICIEN
- Cocher la case PLANIFIABLE
- Il est possible d'associer une couleur au salarié. La couleur sera appliquée sur le nom du salarié dans la partie DROITE du planning de ressource. Il est préconisé de choisir une couleur claire.
La coche "Plan de charge" n'est à cocher que si vous avez le planning de chantier ou le plan de charge. Cette case n'est pas utile dans le cadre du planning de ressource.
Gestion des absences
Dans la fiche salarié, il est possible d'enregistrer les absences. Ces créneaux seront notés dans la planning des ressources.
Pour ajouter une absence, il est nécessaire d'effectuer un CLIC DROIT sur la journée et de renseigner les informations. L'historique des absences est conservé sur la partie droite de l'écran.
Codial stocke les absences mais ne gère pas les compteurs de vacances, CP, Récupération, RTT, jours enfants malades,... Il ne s'agit pas d'un outil de gestion RH.
Comment saisir les heures dans Codial ?
Codial propose souvent plusieurs méthodes pour réaliser la même chose. La saisie des heures des salariés ne déroge pas à la règle.
L'article suivant décrit plusieurs méthodes pour la saisie horaire selon vos habitudes de récupération de l'information (à la journée ou à la semaine), l'emplacement de saisie ou les modules compris dans votre licence.
Où retrouver les heures saisies dans Codial pour analyser un chantier:
Dans Codial Entreprise, le module CHANTIER a plusieurs buts:
- Centraliser les données : documents d'achats, de ventes, de sous-traitance, heures, frais, consommations,...
- Analyser les données automatiquement pour restituer une rentabilité d'affaire. La rentabilité passe par une comparaison du nombre d'heures prévues et réalisées. Elle passe aussi par le coût des prestations en comparant le prévisionnel et le réél.
