Les utilisateurs du logiciel Codial Entreprise ont accès à la fonction "Demande d'achat" dans le menu "Achat". Qu'est-ce qu'une demande d'achat ? Dans quel cas et comment enregistrer une demande d'achat ? Quels sont les avantages le processus d'achat de votre entreprise?
Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?
La demande d'achat (D.A. ou Dem. Achat) est un document interne à l'entreprise. Elle consiste à demander à l'acheteur l'approvisionnement de marchandises. Elle est généralement émise par le conducteur de travaux, le commercial,,,, la personne en charge de la vente ou de l'affaire.
La Dem. Achat permet de centraliser les demandes dans un seul outil et de les suivre efficacement. Le mécanisme est généralement mis en place dans des PME structurées avec une personne responsable des achats (acheteur, magasinier, responsable des approvisionnements,...).
Dans la chaine des documents d'achats, la DA est la 1ère étape (si elle est utilisée, mais non obligatoire).
Dans quelles circonstances, la Demande d'Achat. est-elle utilisée ?
Contrairement à tous les documents de vente et d'achats, la demande d'achat ne peut être créée manuellement. Elle provient d'un document de vente.
Aussi, il faudra passer par l'onglet BESOINS dans les documents de vente.
- Un devis commercial ou d'un devis d'exécution
Depuis les "besoins", il est possible de générer une demande d'achats. - Une commande client
Comme pour le devis, l'onglet Besoins, va permettre la génération d'une demande d'achat.
Dans l'écran BESOIN, il est toujours nécessaire de renseigner la quantité et de cocher les lignes avant de cliquer sur le bouton A "demande d'achat".
Si l'article à mettre dans une demande d'achat ne fait pas partie d'un document de vente, il est possible de passer par la liste des articles et la recherche d'articles.
Dans le Menu Outils, il faut sélectionner "Ajout demande d’achat".
Les articles désirés doivent être mis dans le Caddie :
Dans tous les cas, un commentaire est demandé à l'utilisateur de Codial :
Comment consulter les demandes d'achat ?
L'acheteur qui traite les D.A. a 2 possibilités pour voir et traiter ces demandes:
- Menu Achat / Dem. Achat
- LIVEPILOT / brique : Cette brique montre le nombre de demandes enregistrées. En cliquant sur le chiffre (ici: 3), l'acheteur arrive directement sur l'écran.
L'écran de demandes d'achats:
Depuis cette écran, il est possible de :
- Filtrer pour n'afficher les articles à commander selon le fournisseur, le secteur,...
- Aider à la décision : voir si les produits sont livrables sans commande ou si une commande est nécessaire (point indicateur de couleur). Les indicateurs prennent en compte les délais de réapprovisionnement.
- Acheter en passer les D.A. en Demande de Prix ou Commande Fournisseur.
Quels sont les avantages à passer par les demandes d'achats ?
L'utilisation des Dem. Achat a pour objectif de centraliser les demandes, faciliter le travail de l'acheteur, tracer les demandes de réapprovisionnement,...
Les avantages sont très nombreux à utiliser cette fonction du logiciel pour les organisations équipées de Codial Entreprise. Toutefois, il est nécessaire de bien maitriser son flux d'achat et de responsabiliser une personne sur le traitement de ces documents.
Comme nous l'avons vu, la demande d'achat est générée depuis l'onglet BESOINS des documents de vente. Aussi, elle peut être enregistrée dès le devis pour anticiper le chantier, les besoins en stock,...
Demande de prix et Demande d'Achat, ne pas confondre !
Il ne faut pas confondre demande d'achat et demande de prix.
La Dem. Achat est un document interne à la société pour optimiser l'approvisionnement en marchandise.
La demande de prix est un "appel d'offre" à plusieurs fournisseurs pour connaitre leurs tarifs et délais sur une liste de fournitures. C'est un document à destination de tiers extérieurs (fournisseurs).
