Codial est un logiciel de gestion commerciale. Cet ERP gère les ventes (devis, factures,...) et également les achats. Selon la gamme WEB, PME ou ENTREPRISE, la chaine d'achat Codial diffère.
La chaine des achats de Codial (dans la version complète ENTREPRISE) est composée de la demande d'achat, la demande de prix, la commande fournisseur, la commande sous-traitant, le bon de livraison fournisseur, la facture fournisseur, la facture sous-traitant, la situation sous-traitant.
En cliquant sur les titres ci-après vous aurez le détail de l'utilisation des différentsdocuments d'achat.
Que signifie *Web, *PME, *ENT dans le titre du document ? Codial existe en 3 gammes : WEB, PME et Entreprise. Tous les documents de CodialWeb sont inclus dans Codial PME. Tous les documents d'achat de Codial PME sont inclus dans Codial Entreprise.
Demande d'achat Codial:
La demande d'achat n'est disponible que dans la gamme Codial Entreprise.
Par l'intermédiaire de l'onglet "BESOINS" des documents de vente, un utilisateur peut enregistrer une demande d'achat.
L'acheteur va récupérer cette demande d'achat dans sa liste :
L'acheteur pourra prendre la décision de lancer une demande de prix auprès de plusieurs fournisseurs ou une commande après d'un ou plusieurs fournisseurs.
L'objectif de la demande d'achat est de centraliser les demandes et de mutualiser les besoins de plusieurs clients / chantiers.
Demande de prix Codial:
La demande de prix n'est disponible que dans la gamme Codial Entreprise. Elle peut provenir soit de l'onglet BESOINS d'un document de vente soit d'une création depuis le menu ACHATS.
Une demande de prix est toujours établie pour 1 ou plusieurs fournisseurs. Elle liste les articles à chiffrer avec les quantitatifs.
Il est possible d'imprimer (ou d'envoyer par mail) une demande de prix à 1 ou à tous les fournisseurs sélectionnés.
A l'issue des réponses des fournisseurs, vous pourrez enregistrer les prix proposés avec les quantités à commander. Vous sélectionnerez le fournisseur que vous choisissez de retenir. Depuis la demande de prix, vous pourrez transférer vers 1 ou plusieurs commandes fournisseurs selon votre souhaite de retenir telle ou telle proposition de prix.
La GED peut être utile pour stocker les retours des fournisseurs.
Commande fournisseur:
La commande fournisseur est disponible dans toutes les gammes de Codial (CodialWEB, Codial PME et Codial Entreprise).
Les commandes sont créées soit depuis l'onglet BESOINS des documents de vente soit directement dans le menu Achat.
Une commande fournisseur peut être imprimée ou envoyée par mail. C'est à partir de la commande fournisseur que vous allez réceptionner la marchandise.
Ainsi, dans la commande fournisseur, vous aurez les informations sur la quantité commandée, la quantité déjà reçu, la quantité restante à livrer, la quantité en cours de réception et la quantité déjà facturée. Vous connaissez la date de prochaine livraison.
Lorsqu'une ligne est sur un fond "violet", c'est qu'elle est soldée. Cela signifie que soit la quantité commandée est intégralement livrée soit le reliquat de livraison a été annulé. Une ligne soldée n'attend plus de reliquat.
Commande Sous-traitant:
La commande sous-traitant est disponible dans toutes les gammes de Codial (CodialWEB, Codial PME et Codial Entreprise).
Une commande sous-traitant peut être générée depuis l'onglet SOUS-TRAITANCE d'un document de vente ou être créer directement.
Dans le cas d'une création de commande sous-traitant depuis une commande client (ou un devis), les lignes qui apparaissent dans la CST (Commande sous-traitant) peuvent être de plusieurs types:
- Si un ouvrage est sous-traité: seule l'entête de l'ouvrage est visible dans la CST. La composition de l'ouvrage n'est pas reprise.
- Si des lignes d'articles ou des composantes d'ouvrage (mais pas tout l'ouvrage): le détail des éléments sous-traités sont repris.
Lors de la création d'une commande sous-traitant depuis le menu ACHATS, il n'est possible que d'intégrer des articles (fournitures ou prestations). L'intégration d'un ouvrage n'est pas possible. En revanche, vous pouvez mettre une ligne chiffrée sans passer par un élément de la bibliothèque.
La commande sous-traitant se présente comme une commande fournisseur.
Une commande Sous-traitant possède des options qui ne sont pas présentes dans une commande fournisseur.
En effet, une commande fournisseur peut :
- TVA AUTO LIQUIDEE : cette état qui fait passer la TVA à 0€ avec les imputations comptables associées
- Gestion de l'avancement : le transfert d'une commande ST en facture peut être de 2 natures. Vous pouvez enregistrer la facture en fonction des quantités réellement mise en oeuvre ou en pourcentage. Pour travailler en pourcentage, il faut cocher la case AVANCEMENT. Le mécanisme de l'avancement est le même que pour les factures d'avancement dans les ventes. Votre sous-traitant ne peut pas facturer plus que la commande. Le % d'avancement ne peut dépasser 100%.
- En paiement direct: cela signifie que cette facture pourra être rattachée à une facture de vente. Dans l'onglet PAIEMENT DIRECT, vous pourrez lier votre demande de paiement direct à la facture du sous-traitant. Il n'y aura donc pas de risque d'erreur.
Bon de livraison fournisseur:
La commande fournisseur est disponible dans Codial PME et Codial Entreprise.
Le bon de livraison provient soit d'une réception enregistrée sur une commande soit depuis la création depuis le menu Achats.
Lors du transfert des quantités réceptionnées depuis une commande fournisseur, un écra intermédiaire vous demandera le N° du BL de votre fournisseur. Ce numéro est très important car il va permettre la génération des mouvements de stock. Il sera également le point de repère pour regrouper plusieurs BLF en une seule facture fournisseur.
Pour la création directement un BLF, il faudra penser à réaliser plusieurs actions après voir renseigné les articles livrés:
- Saisir le numéro du BLF dans l'onglet ENTETE du document
- Cocher la case STOCK SOLDE pour déclencher les entrées en stock
Facture fournisseur:
La facture fournisseur est disponible dans Codial PME et Codial Entreprise.
Une facture fournisseur peut être créée directement ou provenir du transfert d'un ou plusieurs BLF.
Une facture fournisseurs est transférable en comptabilité selon les 2 conditions suivantes:
- Le numéro de la facture fournisseur doit être renseigné
- La case STOCK SOLDE doit être cochée
Le règlement de la facture fournisseur est possible depuis la facture fournisseur. Ainsi, vous pourrez suivre les échéances fournisseurs et créer les virements.
Lors du transfert comptable, les comptes comptables des articles, des ouvrages ou renseignés manuellement dans les lignes seront utilisés. Si une affectation a été renseignée dans l'entête du document ou qu'un code analytique a été sélectionné dans les lignes, les éléments analytiques seront également présent dans le fichier de transfert comptable (si le type de comptabilité le permet).
Facture ou situation de travaux de sous-traitant:
La facturation sous-traitant est disponible dans Codial PME et Codial Entreprise.
Une situation Sous-traitant provient d'un transfert de la commande fournisseur après avoir coché la case "Avancement". Toutes les situations partent de la même commande fournisseur.
Codial enregistre les règlements des factures sous-traitants.
Une facture sous-traitant ou une situation est transférable en comptabilité avec les mêmes règles qu'une facture fournisseur.
Retour Marchandise Autorisé:
La gestion du retour de marchandise autorisé n'est présent qu'en gamme Codial Entreprise.
Bien que le RMA soit dans ACHAT CODIAL, il s'agit d'une procédure de retour SAV au fournisseur.
Le RMA désigne le suivi du SAV d'un produit retourné au fournisseur. Vous renvoyez le matériel reçu défectueux, en vue d'une réparation, remplacement ou remboursement par le même fournisseur.
Dans le document RMA, vous allez indiquer les informations d'identification du produit retourné (Marque, type, Référence, N° de Série,...). L'onglet PANNE va contenir le descriptif de la panne. Il pourra être complété par les travaux réalisés en retour.
