Une bibliothèque d'articles s'organise dans un logiciel de gestion. Cette organisation repose que un chainage des familles qui permet d'optimiser les recherches et les traitements. Codial, en tant que gestion commerciale, ne déroge pas à la règle de l'organisation de la bibliothèque. Nous comptons au minimum 4 niveaux de organisation: Secteur, Famille, Sous-Famille et Rubrique
Le secteur, la famille et la sous-famille sont des éléments liés. Une sous-famille appartient à une famille qui elle-même est liée à un Secteur. Un secteur peut contenir plusieurs familles. Une famille peut être "éclatée" en sous-famille.
Tous les articles créés dans la base doivent avoir une association à un trio : Secteur-Famille-Sous-Famille. C'est obligatoire pour la validation de l'article. En revanche, sur les ouvrages, cette classification est optionnelle.
Le secteur d'un article ou d'un ouvrage
Si le secteur est l'élément le "moins important" dans l'usage du logiciel, il permet d'avoir des éléments statistiques.
Nous pouvons prendre pour exemple de secteur les domaines d'activité de la société: électricité, plomberie, éclairage, sécurité, informatique,....
Dans le paramétrage, le secteur doit être défini en 1er. La ligne du Secteur est sur fond Rouge. L'icône de hiérarchie est verte.
La famille d'un article ou d'un ouvrage
C'est sur la famille que repose les mono-touches.
Ainsi, tous les articles de cette famille seront visibles dans les mono-touches.
La famille aura dû définie comme "mono-touchable" dans les paramètres.
La ligne Famille est colorée en Jaune dans l'arborescence Secteur-Famille et Sous-famille avec une icône jaune/orange clair.
La sous-famille d'un article ou d'un ouvrage
La sous-famille est le niveau le plus important.
En effet, c'est à ce niveau que l'on peut associer des éléments par défaut qui seront appliqués sur tous les articles et ouvrages rattachés à cette sous-famille.
C'est sur la sous-famille que repose:
- Un coefficient de revient
- Un coefficient de vente
- Une rubrique
- Un compte comptable d'achat
- Un compte comptable de vente
Les sous-familles sont sur un fond blanc avec une icône "hiérarchique" orange.
Les sous-sous-famille sont optionnelles. Il existe en tout 3 niveaux de sous-famille.
Comment faire le chainage des familles dans les paramètres de Codial ?
Pour définir le chainage des familles, il faut aller dans les paramètres de Codial.
Au niveau de l'onglet ARTICLES, nous avons un sous-onglet Familles/Sous-Famille.
L'arborescence va être créer avec l'outil de création accessible par un clic droit dans la liste.
Il est impératif de créer les 3 niveaux: SECTEUR, FAMILLE et SOUS-FAMILLE. Lors de la validation, si les 3 niveaux ne sont pas présents, le logiciel n'enregistrera que les chainages hiérarchiques complets (3 niveaux).
Pour créer un Secteur, cliquer sur NOUVEAU SECTEUR. Pour créer une famille, il faut se positionner sur le secteur puis cliquer sur AJOUTER SOUS. Il en est de même pour la sous famille. Dans ce cas, il faut mettre le curseur au niveau de la famille et faire "Ajouter sous".
ASTUCE: Vous n'avez pas 3 niveaux. Vous ne savez pas quoi mettre en 3ème niveau. Il est préférable de mettre le même intitulé que le niveau supérieur plutôt qu'un libellé "SANS" ou "DEFAUT" ou autre.
Pour affecter les comptes comptables aux sous-familles, il faut changer d'onglet. Toujours au niveau de l'onglet ARTICLES, il y a un sous-onglet COMPTES. Les comptes sont présentés sous forme de liste déroulante.
Si le compte comptable n'est pas déjà présent dans la liste déroulante, il faut le créer au niveau de l'onglet TVA/COMPTA puis PLAN COMPTABLE.
La gestion des comptes comptables dans Codial : Compte comptable pour les articles dans CODIAL
Quels conseils pour créer sont chainage des familles ?
Il est complexe de conseiller une société sur l'arborescence de son classement des articles. En effet, il faut prendre en compte:
- Les habitudes de l'entreprise
- Les métiers / fonctions exercées
- Les comptes comptables
- Les analyses statistiques à venir
Toutefois, notre équipe de formateur peut vous accompagner dans votre réflexion en vous faisant par de ses expériences. Arc Gestion vous forme et vous accompagne sur Codial depuis 2016 et sur des logiciels de gestion commerciale depuis plus de 10 ans.
La rubrique d'un article
Un article est rattaché à une rubrique.
La rubrique a une nature:
- Fourniture: tout ce que j'achète et que je revends. Les articles vendus avec la rubrique Fourniture apparaitront dans l'onglet BESOINS de vos documents de vente.
- Main d'oeuvre: les prestations que vous réalisez (ou que vous sous-traitez de temps en temps). Les heures seront comptabilisées sur le document et ajustables.
- Matériel: tout ce dont vous vendez l'usage. Exemple: échafaudage, élévateur, outillage,...
- Sous-Traitance: toutes les prestations systématiquement sous-traitées. Les articles avec cette rubrique alimentent l'onglet "Sous-Traitance" des documents de vente.
- Transport: les frais de transport.
- Divers: le comportement est le même que pour le type Fourniture. Nous pouvons vous conseiller d'y mettre tout ce que vous achetez et que vous ne revendez pas. Ex: EPI, vêtement, petites fournitures,...
Généralement, on fait la création d'une rubrique par nature. Par défaut, la rubrique "Pièce non affectée" est disponible dans les paramètres. Elle est de nature : Fourniture.
L'entreprise peut se créer autant de rubrique qu'elle souhaite.
Ainsi, il est possible d'avoir "Main d'Œuvre Gros Oeuvre" et "Main d'Œuvre finition". Cela permettra de jouer sur les coefficients dans les devis afin d'ajuster le prix.
