Facture, Acompte, Avancement : des différences

L'ERP Codial est en mesure d'émettre une facture, un acompte et de réaliser des avancements. Ces pièces commerciales ne sont pas que des "simples factures".

Dans le bâtiment, l'avancement est aussi appelé facture de situation.

Qu'est-ce qu'une facture?

C'est une pièce comptable qui doit respecter certaines règles.

Des éléments sont obligatoires :

  • Date d’émission des factures
  • Numérotation de la facturation qui doit être séquentiel et chronologique
  • Date de la vente
  • Identité de l’acheteur
  • Identité du vendeur
  • Numéro individuel d’identification à la TVA (selon conditions)
  • Désignation du produit ou de la prestation, Quantitatif et Prix Unitaire
  • Majoration ou Réduction de prix
  • Montants HT, TVA et TTC avec le ou les taux de TVA appliqués
  • Echéance des paiements
  • Taux des pénalités de retard
  • Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 €

La liste complète des mentions obligatoires : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

Depuis 2014 et la loi “Pinel”, les entreprises doivent faire apparaitre sur leurs devis et leurs facturations les informations de leur assurance professionnelle. Les documents commerciaux contiennent les coordonnées de l'assureur, la couverture géographique du contrat et surtout le type d'assurance (Responsabilité Civile, Assurance décennale pour quelle(s) activité(s),...)

Source : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2034

En cas de non respect des obligations, l'entreprise sera sanctionné d'une amande de 15€ par mention manquante et par document. Le montant maximum applicable peut aller jusqu'à 375.000€. Ordonnance N°2019-359 du code du commerce : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000038410002/

 

Qu'est-ce qu'une facture d'acompte ?

L'acompte est demandé à la signature d'un devis afin d'enregistrer la commande du client. Il permet de montrer son engagement contractuel avec l'entreprise. L'entreprise se couvre ainsi par rapport à l'engagement du client et aussi par rapport à ses risques financiers (tréso). L'artisan du bâtiment aura une somme d'argent qui lui permettra de commander ses matériaux.

Le paiement d'un acompte doit être obligatoirement associé à l'établissement d'une facture. Cette disposition est établie dans le Code Général des Impôts.

Une facturation d'acompte doit contenir les mêmes mentions qu'une facture.

Toutefois, comptablement parlant, une facturation d'acompte ne doit pas être enregistrée de la même façon d'une facture. Il s'agit d'un versement d'argent qui doit être comptabilité et non d'une opération de vente. Le paiement de l'acompte viendra se déduire de la facture finale.

Exemple d'enregistrement d'un acompte et de la facture finale sur Codial:

Exemple d'écriture comptable pour facture d'acompte

Ecriture comptable pour une facture d'acompte et la facture finale

A quoi sert la facture d'avancement ?

La facture de situation ou d'avancement est une pratique courant dans le Bâtiment. Elle consiste à ne facturer que les postes réalisés. Cet avancement est exprimé en pourcentage.

Un peintre a chiffré qu'il doit traiter 500m² de mur. Il définira (généralement en fin de mois) qu'il a réalisé 75% des travaux, soit 375m². L'artisan facturera alors 375m². Il restera à facturer 125m² lors d'une prochaine situation.

Contrairement à la facture d'acompte, la facture d'avancement est considérée comme une facture pour la comptabilité. Elle doit donc entrer dans la comptabilité.

Si la facture d'acompte est une écriture ayant un 411 et un 4196, la facture d'avancement a une contrepartie de la classe 7 (704, 707, 706...).

Contrairement aux factures, la situation doit être "acceptée" pour passer dans le transfert comptable. Elle reste ainsi modifiable si le donneur d'ordre n'est pas d'accord avec les pourcentages d'avancement. La réalisation de la situation suivante, accepte automatiquement la situation précédente.

Exemple d'écriture comptable d'une situation dans Codial:

Exemple d'écriture comptable de vente Situation

Ecriture comptable pour une facture situation dans Codial

Si vous avez pris pour habitude d'émettre des factures d'acompte au lieu de situation, vous constatez qu'il y a un impact sur votre comptabilité. Il est donc souhaitable d'échanger sur cette pratique avec votre expert-comptable.

Pourquoi utiliser le logiciel Codial pour vos facturations ?

L'ERP CODIAL a pour objectif de stocker toutes les informations commerciales. Il se doit aussi de respecter les règles comptables et fiscales. L'éditeur est en mesure de vous fournir un certificat de conformité du logiciel.

Pour votre entreprise s'est la garantie d'avoir un logiciel qui vous impose un processus de vente respectant les règles. Le transfert des factures en comptabilité est un gain de temps et d'efficacité pour votre comptable. Moins de saisie et plus de sécurité dans les écritures comptables de vos facturations.

 

 

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