Les entreprises doivent respecter des obligations lors de l'établissement d'une facture. Ces mentions légales sont recensées sur le site des Services Publics
La sanction peut être lourde en cas d'absence de mentions légales ou d'informations erronées. En cas de contrôle, l'amende fiscale peut être de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant. De plus, il est également prévu une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.
Quelles sont les mentions légales obligatoires sur une facture?
En utilisant un logiciel de gestion, les informations suivantes sont renseignées une seule fois:
- Raison sociale et adresse du vendeur
- Les coordonnées complètes du client (Nom, Adresse,...)
- L'adresse de facturation si elle est différente de l'adresse du client
- La forme juridique du vendeur (SA, SARL, SAS, SNC, SCS…)
- Le capital sociale du vendeur.
- Immatriculation au RCS : numéro d'identification et mention RCS
- Ville du greffe d'immatriculation de la société vendeuse
- Lieu du siège social si il est différent du lieu de vente
- Date de validation (ou d'édition) de la facture
- Date de la vente ou de la prestation
- Numéro de bon de commande s'il a été préalablement établi par l'acheteur
- Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et de l'acheteur si le montant de la facture s'élève à plus de 150 € HT
- Les factures doivent être numérotées de façon unique basé sur une séquence chronologique et continue
- Le descriptif des produits et des prestations : quantitatif, dénomination, prix HT, Ecocontribution...
- En cas de rabais, remises, ristournes (RRR) ou escomptes, ces informations doivent être présentes
- Taux de TVA légalement applicable ou texte justifiant l'exonération ou l'autoliquidation de la TVA
- Dans le pied du document, le total HT, le montant de la TVA (global) et le total TTC avec les éventuels RRR
- L'échéancier de règlements : Le traitement de règlement Codial clients et fournisseurs (monpartenaire-codial.fr)
- Conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente. En absence d'escompte, la mention doit préciser que l'escompte n'est pas appliquer.
- Taux des pénalités de retard (très souvent : trois fois le taux d'intérêt légal)
- Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement
- Mentions spécifiques liées à certaines opérations : notamment en cas d'exportation hors de la CE, d'acquisitions intracommunautaires réalisées dans le cadre d'opérations triangulaires, de livraisons et de transferts intracommunautaires, de certaines prestations de services
- Eco-contribution refacturée par les producteurs et distributeurs d'équipements électriques et électroniques ménagers.
Cette liste d'informations peuvent être soumise à modifications régulières. Selon l'activité de votre entreprise, des mentions légales peuvent être imposées.
La liste complète des mentions obligatoires : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808
Depuis 2014 et la loi “Pinel”, les entreprises doivent faire apparaitre sur leurs devis et leurs facturations les informations de leur assurance professionnelle. Les documents commerciaux contiennent les coordonnées de l'assureur, la couverture géographique du contrat et surtout le type d'assurance (Responsabilité Civile, Assurance décennale pour quelle(s) activité(s),...)
Source : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2034
En cas de non respect des obligations, l'entreprise sera sanctionné d'une amande de 15€ par mention manquante et par document. Le montant maximum applicable peut aller jusqu'à 375.000€. Ordonnance N°2019-359 du code du commerce : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000038410002/
Attention une "Facture Pro Forma" n'est pas une facture. Il s'agit d'un devis qui est "sur la forme" identique à la future facture. Voir notre article sur la Facture Pro Forma dans Codial.
La mise en forme des documents et l'impression des documents annexes (CGV, CGU, CERFA,... ) est possible avec Codial 16 :
Comment un logiciel de gestion vous aide à respecter vos obligations?
Un logiciel de gestion commercial a pour objectif d'établir vos devis, d'enregistrer vos commandes clients et d'emmètre vos factures.
En configurant correctement votre logiciel, tous vos documents commerciaux (devis, commandes, bons de livraison, factures) sont édités de la même façon et comprennent les mêmes mentions légales. Les éditeurs de logiciels ont pris en compte les infos légales. Ainsi, il ne doit pas avoir d'oublis.
L'ERP CODIAL a centralisé toutes les informations légales dans les paramètres du dossier société. L'expertise de votre distributeur Codial est là pour vous accompagner dans la mise en place du logiciel mais également dans le "coaching" de votre organisation. Les techniciens et experts en informatique de gestion vous poseront les questions pour avoir une liste exhaustive des mentions propres à votre entreprise.
Contactez nos experts en informatique de gestion au 09.72.47.67.37.
