Le traitement de règlement Codial clients et fournisseurs

Lorsque l'on parle de règlement Codial, il faut prendre le processus dans sa globalité: la création du mode de règlement, la configuration de la règle de gestion, l'affectation à un tiers, la saisie de l'encaissement, la remise en banque voire le prélèvement client ou les virements fournisseurs par le fichier SEPA.

Comment créer un mode de règlement dans Codial ?

Le mode de règlement doit être créé dans les paramètres du logiciel. Il s'agit du libellé qui apparaitra sur les documents commerciaux.

Mode de règlement Codial

A chaque mode de règlement, il faut associer la règle de calcul de l'échéance et le mode de paiement.

Echéances et modes de règlement dans Codial

Dans la règle de calcul de l'échéance, nous pouvons avoir plusieurs éléments:

Le % permet d'avoir plusieurs échéances pour 1 mode de règlement. On répartit le montant global TTC de la facture sur plusieurs échéances avec un pourcentage de répartition.

Exemples :

- 30% immédiat, 30% à 30 jours et 40% à 45 jours.
- 30% immédiat, 60% à 7 jours pour les paiements en 3 fois par Carte Bancaire
Fin de Mois: Codial se positionne à la fin du mois en cours et ajoute un nombre de jour pour définir l'échéance.

Exemple : Si la case "fin de mois" est cochée et que "30 jours" est indiqué dans la case "N. Jours", on se positionne à la fin du mois en cours (mois de la date de facture) et on ajoute 30 jours.

N. Jours: Nombre de jours à ajouter à la date de la facture (si "Fin de Mois" non coché) ou à partir de la fin du mois de la facture (si "Fin de Mois" est coché).
J. éch.: jour de l'échéance.

Exemples:

- 30 jours le 15. Dans ce cas, nous spécifions 30 jours dans la case "N. Jours" et 15 dans "J. Ech.".
- 30 jours fin du mois (dernier jour du mois): 2 règles de calcul sont possibles pour le calcul de la fin de mois. En mettant 31 dans le jour d'échéance, Codial se positionnera toujours sur le dernier jour du mois quel que soit le mois : 28, 29, 30 ou 31.
Mode de paiement: Liste des modes de paiement possible dans Codial. Cette liste est exhaustive et ne peut être complétée.
Pointage : Lorsque la case est cochée, la saisie du règlement doit être réalisé par l'utilisateur de Codial. Lorsqu'elle est décochée, Codial génère le règlement au moment de l'impression de la facture. On décoche la case sur de prélèvement client car le règlement est créé, c'est la remise en banque du règlement qui finira le processus de prélèvement client.

Les règles de calcul des échéances : Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard - professionnels | service-public.fr

Comment affecter un mode de règlement dans Codial ?

L'affectation d'un mode de règlement est réalisable à plusieurs niveaux:

Tiers: dans la fiche du client ou du fournisseur ou du sous-traitant. Dans ce cas, il s'agit du mode de règlement défini par défaut. Il s'applique sur tous les documents.

mode de règlement par défaut dans les clients

Documents: le mode de règlement par défaut est repris de la fiche tiers. Si aucun mode de règlement n'est renseigné ou si vous voulez le changer, le mode de règlement de sélectionne dans l'onglet ENTETE du document.

Mode de règlement dans un document de vente (devis, commande, facture, situation)

Comment faire apparaitre les échéances sur une facture client ?

L'affichage du tableau des échéances est conditionné par une option dans le modèle d'édition.

En cochant "Impression de l'échéancier" et éventuellement "Impression du détail de règlements perçus", le client aura un tableau des échéances avec les bonnes dates et les bons montants. De plus, il pourra également voir les échéances déjà payées.

L'échéancier de règlement Codial est composé de la date d'échéance du paiement, le mode de paiement attendu et le montant TTC à régler.

Le mode de paiement réel du client peut être différent du mode de paiement attendu. Un client peut payer par virement alors que l'on attendait un chèque.

Comment saisir un règlement Codial?

L'accès à l'outil d'enregistrement des paiements clients se fait à plusieurs endroits. Vous avez le choix dans votre mode de fonctionnement. A chacun son organisation de la saisie de règlement dans Codial:

Le tiers (Client ou Fournisseur)
La facture
L'encours
Les relances

Ecran de saisie d'un règlement dans Codial

Lire le fonctionnement de l'écran de saisie des règlements :

Règlement: R, S à quoi ça sert ?

Comment envoyer une relance à un client sur un règlement non effectué à la date d'échéance?

Codial intègre le suivi financier des règlements clients des clients et des fournisseurs.

Une "mini" balance âgée est présente pour analyser la situation financière de vos clients et de dettes au niveau de vos fournisseurs.

En 1 écran, vous voyez les retards de paiement et les paiements à venir sur le prochain mois. En cliquant sur un tiers, vous avez le détail des sommes dûes.

Lorsque la date d'échéance est dépassée, Codial met à disposition des lettres de relance. 3 niveaux de relance sont programmées du plus "amiable" au plus "règlementaire".

Les lettres de relance sont envoyées soit par courrier soit par mail. Il est possible de joindre la copie de la facture. La relance de 3ème niveau doit partir par courrier, en recommandé, avec la copie de la facture.

L'outil de relance permet aussi d'envoyer un relevé de dû avec une date butoir de prise en compte des échéances. Cette date peut être postérieure à la date du jour pour anticiper les échéances à venir.