Phrases mémorisées et lettres types : gain de temps dans la rédaction de documents

Codial a mis en place plusieurs outils pour gagner du temps sur la rédaction de documents. Les phrases mémorisées évitent de ressaisir des textes revenant fréquemment dans le logiciel. Les lettres types peuvent accompagner un devis. Les tampons arrivent automatiquement pour les mentions sur les documents.

Dans cet article, nous mettons en avant les emplacements pour les textes répétitifs qu'ils soient automatiquement intégrés ou choisis manuellement au cas par cas.

Les tampons sont disponibles dans les paramètres du logiciel.

Il s'agit des mentions qui devront toujours apparaitre en bas de documents.

Selon les métiers et le type de document, nous pouvons avoir des réserves de propriétés, la durée de validité de l'offre, les pénalités de retard en cas de retard de paiement, les coordonnées de l'assurance professionnelle pour les sociétés concernées,...

Quelles sont les formes de tampons ?

Les tampons sont disponibles sous 2 formes:

  • Tampon texte : les textes sont en GRAS avec une taille de police définie. Il n'est pas possible de changer la mise en forme. C'est imposé par le logiciel. Dans les éditions les plus anciennes, seule cette forme de tampon est compatible.

 

  • Tampon RTF : issue d'une mise à jour majeure de Codial, la mise en forme des textes est disponible. Il est possible de changer la police de caractère, la taille, la couleur,... Les tampons RTF doivent être activés dans les éditions configurables. Ils sont automatiquement pris en compte dans les jeux d'édition.

Pour comprendre les différences entre les différentes technologies d'impression : Comment modifier les impressions Codial ? Les outils. Les méthodes. (monpartenaire-codial.fr)

Où apparait le tampon dans les éditions ?

Le tampon apparait toujours sous le total du document. C'est un emplacement défini par défaut dans les modèles CODIAL.

 

 

 

 

 

Pour les devis, le descriptif de pieds viendra se positionner au même emplacement que le Tampon. Le Tampon et le descriptif de pied se cumulent un après l'autre.

Accessible depuis le Menu Outils dans les documents ou directement depuis une icône dans les mails (par exemple), les phrases mémorisées ont pour but d'enregistrer des textes qui reviennent régulièrement.

Astuce d'affichage des phrases mémorisées

La fenêtre peut rester ouverte en permanence. Il n'est pas nécessaire de la refermer après chaque usage. Si vous travaillez sur plusieurs écrans, n'hésitez pas à la faire glisser sur un second affichage pour libérer votre Codial.

Le fonctionnement des phrases mémorisées

Le principe est très simple : vous voyez la phrase dont vous avez besoin, vous pouvez le coller où vous voulez.

Concrètement, vous recherchez la phrase qui vous intéresse. Vous pouvez classer les phrases par catégorie. Dans notre exemple : Administratif / Technique.

En affichant la phrase à l'écran, le logiciel Codial la place immédiatement dans le presse-papier de l'ordinateur. Codial fait l'équivalent du "COPIER" (CTRL+C) tout seul.

Vous mettre le curseur de votre souris à l'emplacement où coller la phrase. Soit vous accédez au "COLLER" par un clic droit avec la souris. Soit vous collez la phrase ou le paragraphe choisi avec la combinaison de touche Windows habituelle : CTRL + V.

Pour en savoir plus sur les phrases mémorisées : Utiliser des phrases mémorisées | Codial

Peut-on mettre en forme les phrases mémorisées ?

La question revient souvent. Bien que l'on parle de phrase, il peut s'agit d'un texte long de plusieurs lignes voire de plusieurs paragraphes.

La mise en forme (gras, italique, souligné, couleur,...) n'est pas possible. Toutefois, selon les options de votre logiciel, vous pourrez mettre en forme le texte une fois collé. Cela est valable dans les documents de vente si l'option "RTF dans les documents" a été cochée. Cette option est disponible dans les paramètres du logiciel.

Peut-on appeler des phrases par des codes dans les documents ?

Les phrases mémorisées ne sont utilisables que par des copier-coller. Si vous voulez ajouter des mentions, par des codes, dans le corps de vos documents, rien ne vous empêche de créer des articles non chiffrés. Vous pouvez même les classer dans une Rubrique "TEXTE" pour les retrouver facilement.

Peut-on ajouter automatiquement  des phrases mémorisées dans un document ?

Vous faîtes un promotion. Vous fermez sur une période. Vous voudriez insérer cette information automatiquement dans vos documents.

Les phrases mémorisées ne s'intègrent pas automatiquement dans vos documents. Plusieurs solutions s'offrent à vous :

  • Faire développer une macro Codial d'intégration automatique de ligne dans vos documents. Il conviendra de bien définir quels textes, quels documents, sous quelles conditions.
  • Ajouter les textes souhaités dans le tampon. En utilisant le Tampon RTF (voir chapitre sur les tampons) vous pouvez distinguer l'insertion "exceptionnelle" de l'insertion "normale" par la mise en forme.

Envoyer un devis à un client accompagné d'une lettre, d'une présentation de la société voire de la solution est plus vendeur qu'un simple devis chiffré.

Codial a prévu la possibilité de mettre un document de type traitement de texte (Word simplifié) avant le chiffrage du devis.

Un document type peut être enregistré et rechargé rapidement. Ce document type peut contenir des champs de fusion.

Ainsi, lors de l'intégration, les champs de fusion seront remplacées par les données du devis.  Exemple : si le bon champs de fusion est inséré dans le document type, le nom du client sera automatiquement mise à jour pour personnaliser le document.

La lettre d'entête est disponible uniquement sur les devis. Il n'y a pas de lettres pour les autres types de documents (commande, bl, facture, situation,..).

L'activation de l'impression de la lettre doit être faite dans les paramètres du modèle d'édition. Le courrier peut être soit sur papier blanc soit sur papier à entête.

 

 

 

 

 

 

 

Les commentaires sont fermés.