Avoir un logiciel de gestion commerciale permet de centraliser l'information dans une base de données. La sauvegarde des données est indispensable pour sécuriser vos informations.
Trop d'utilisateurs de logiciels de gestion ne se préoccupe pas de la sauvegarde des données et donc de la sécurité de leurs informations, devis, factures,...
Ce qu'il faut savoir sur la sauvegarde des données dans une gestion commerciale ou une comptabilité:
Le meilleur moyen de ne pas oublier de sauvegarder, c'est l'automatisation!
Un client qui sauvegarde ses données une fois par mois est prêt à perdre un mois de facturation. Est-ce réaliste face aux contraintes règlementaires en terme de conservation de la données? La perte de facture dit aussi la perte de la traçabilité sur les règlements. Vous comprenez l'importance de la sécurité de vos données.
Sauvegarder, c'est bien. Mais pouvoir restaurer, c'est mieux! Il est important de vérifier régulièrement que la sauvegarde est lisible et qu'elle peut être restaurée sans perte d'informations. Il faut aussi identifier le temps de rétention nécessaire. Combien de jours ou semaines dois-je conserver mes sauvegardes avant de les supprimer ou les écraser par de nouvelles?
La méthode de sauvegarde (totale, incrémentale ou différentielle), l'exhaustivité des données, la qualité des supports sont très importants.
La mise en place d'une stratégie de sécurisation des données par de la sauvegarde d'information entre également dans le cadre d'un Plan de Continuité d'Activité (PCA).
Des conseils supplémentaires pour la sécurité de vos données
Le site du Ministère de l'intérieur a publié un article très représentatif des erreurs à ne pas commettre en terme de sauvegarde des données : Sauvegarde des données informatiques : nos conseils pour en avoir une utilisation optimale ! | Ministère de l'Intérieur (interieur.gouv.fr)
Le Ministère de l'économie et des finances a édité un guide pour la compréhension et la mise en place d'un Plan de Continuité d'Activité.
Le site d'Assistance aux victimes de cybermalveillance contient également de nombreuses informations sur la sécurité informatique. Les rappels des règles et de la règlementation : Pourquoi et comment bien gérer ses sauvegardes ?
La CNIL a publié plusieurs informations dont Sécurité : Sauvegarder et prévoir la continuité d'activité | CNIL
La télésauvegarde : l'externalisation de votre sauvegarde de données pour mieux les sécuriser
Face aux cas les plus fréquents de sinistres informatiques, la télé-sauvegarde est totalement adaptée.
Les cas fréquent de défaillance informatique qui nécessite d'avoir une télé sauvegarde :
- Utilisateurs : Les utilisateurs sont souvent les plus risquer. La suppression de fichiers par "erreur" sans lire les messages d'avertissement, les mauvaises manipulations sur certaines fonctions du logiciel,… ce sont autant de risques opérationnels.
- Sinistres : Les "catastrophes naturelles" : inondation, incendie,... ainsi que les incidents techniques (court circuit électrique,...) ou les cambriolage constituent des sinistres importants. La sauvegarde des données permet de redémarrer l'activité rapidement sans perte de données.
- Problèmes informatiques : les bugs informatiques, les virus, les ransomwares, les cryptolockers,… sont malheureusement à l'origine de beaucoup de demande de restauration de données.
- Malveillance : la détérioration ou la dégradation volontaires ne sont pas fréquents mais elles sont assez importantes pour que la sécurité de données prennent en compte cet aspect.
Un éditeur d'une solution de télé sauvegarde communiquait sur le fait qu'un pourcentage très important de sociétés ferment leurs portes suite à une perte de données informatiques importantes. La faillite, la liquidation judiciaire,... ne sont pas rares après un sinistre qui endommage ou supprime les informations de l'entreprise.
Quels outils dans Codial pour sauvegarder vos fichiers et vos documents?
Plusieurs solutions de sauvegardes de données sont disponibles dans Codial:
- Sauvegarde quotidienne automatique de la base de données Hyperfile
- Sauvegarde manuelle depuis Codial
Votre distributeur Codial vous conseille d'externaliser les données sauvegardées. Ainsi, en cas de sinistre majeur avec indisponibilité de vos locaux ou de votre informatique, il sera possible de récupérer les sauvegardes. Elles pourront être remontées dans un nouvel environnement.
Attention, Codial propose de l'archivage de données. Il ne s'agit pas d'une sauvegarde. Il ne faut pas confondre sauvegarde et archivage. Lire : L'archivage des factures
