Sur un chantier, diverses entreprises sont amenées à intervenir. Les dépenses communes à ce chantier sont partagées entre les entreprises. Elles sont inscrites sur un Compte Prorata.
Lorsque plusieurs entreprises interviennent des dépenses et interventions sont communes et les charges sont réparties entre les parties.
A quoi sert le compte prorata sur un chantier ?
Généralement, les dépenses communes prises en compte sont:
- Les frais de locaux (cabanes, sanitaires,…)
- La sécurité du chantier (gardiennage, barrières, clôtures,…). Pour le gardiennage, une règle est fixée. Il est à la charge du maitre d’ouvrage si c’est lui qui en a pris l’initiative.
- Les branchements (Electricité, eau,…)
- Le nettoyage du chantier
- Les frais intègrent les dépenses d’intérêt commun afin d’assurer la bonne exécution du chantier
Le compte prorata est généralement géré par la société de gros oeuvre qui assure les mises en place et la refacturation selon une clé de répartition (montant du marché). Toutefois, certaines répartitions peuvent avoir un calcul particulier après accord des différents intervenants. À l’issue des travaux, chaque entreprise doit régler la part de charges qui lui incombe. Le gestionnaire est rémunéré sur un pourcentage du TTC des dépenses inscrites dans les frais à proratiser.
Quelle solution pour gérer le compte prorata?
Si vous êtes une entreprise de gros oeuvre et que vous êtes désigné en tant que gestionnaire du compte prorata, vous devez:
- comptabiliser toutes les dépenses communes,
- connaitre le montant du marché pour chaque entreprise qui intervient,
- facturer le compte prorata à chaque intervenant sur le chantier,
- suivre les règlements,
- avoir un tableau de synthèse pour justifier des dépenses et des facturations en fin de chantier,
- … bref, avoir une rigueur parfaite sur la partie administrative !
Codial, en tant que logiciel de gestion spécialisé pour le bâtiment, propose un module spécialisé dans la gestion du compte prorata chantier.
Simple et efficace, ce module permet de :
- Fixer un taux de prorata
- Déclarer les lots et les intervenants sur le chantier (co-traitants)
- Calculer la quote-part des co-traitants
- Enregistrer les frais et les factures fournisseurs
- Refacturer les dépenses entrant dans le compte de prorata
- Editer la synthèse du compte de prorata en fin de chantier
- Faire des régularisations liées à de frais supplémentaires
- Refacturer de sa quote-part de prorata au client final
Le module est disponible uniquement sur Codial Bâtiment Entreprise car la brique « Chantier » est indispensable.
Pour le gestionnaire, la refacturation des frais de prorata devient un jeu d’enfant, quel que soit le nombre de co-traitants et de factures de situation.
Le module de gestionnaire de prorata est simple d’utilisation. Il faut :
- Lister les lots et les co-traitants associés
- Enregistrer les frais et les factures liées à l’équipement du chantier
- Facturer les situations de compte prorata
Votre administratif lié à la gestion du chantier va être plus rapidement traité avec une centralisation de l’information, la génération rapide de facture pour chaque décompte, et en fin de chantier, la synthèse automatisée des dépenses de « prorata ».
De plus, tous les éléments des frais communs de prorata entrent dans l’analyse de rentabilité de votre chantier.