Module : Centre d’actions Codial

Codial Hotline Enregistrement d'un appel d'assistance

Enregistrement d’un appel d’assistance / Hotline

Le module Centre d’actions CODIAL vous permet suivre des tickets de hotline en enregistrant toutes les actions réalisées au fil du traitement. Le suivi de ticket HOTLINE est particulièrement adapté au traitement des sociétés de maintenance (hotline). Grâce au module centre d’actions Codial vous conserver un historique de toutes les étapes du traitement de l’appel depuis son ouverture jusqu’à sa clôture. De plus, le Module Codial est très utilisé pour la communication interne et les appels commerciaux. Dans un premier temps, vous ouvrez un ticket d’APPEL. Puis, vous pouvez transférer la demande à  une personne ou un groupe de personne. Aussi, selon votre système téléphonique, grâce au Couplage Téléphonie – Informatique (CTI), Centre d’actions Codial vous fait gagner du temps. Une remontée de fiche est opérée. La composition automatique du numéro de téléphone optimise vos appels.

Les fonctionnalités du module Centre d’actions Codial

Informations client et mise en place de l’action

  • Recherche rapide de l’interlocuteur parmi les tiers référencés: prospects, clients, fournisseurs, sous-traitants, intervenants et contacts
  • Consultation de tous les documents en cours: une vision complète des documents de vente
  • Visualisation de l’encours: les retards de paiement sont facilement identifiables.
  • Sélection et création du contacts: ayez toutes les informations sur votre interlocuteur (nom, fonction, mail, téléphone,…)
  • Historisation de l’action : date et heure, durée
  • Motif de l’action à mener: décrivez le motif de l’appel et les réponses apportées
  • Transfert de l’action avec un collaborateur ou un groupe de collaborateurs
  • Statut de l’action: qualifiez vos appels pour réaliser du reporting

Suivi hotline de l’action

  • Visualisation du contrat client si existant et de ses caractéristiques
  • Motif du problème: la raison de l’appel
  • Solution apportée: les réponses apportées peuvent également être enregistrée pour d’autres appels identiques.
  •  Possibilité de mémoriser le problème et sa solution pour enrichir la base de connaissances « pannes/solutions » ou importer une solution depuis la base de connaissances
  • Statut de l’action

Le centre d’actions est partie intégrante du CRM.

Cette vidéo explique le fonctionnement du CRM de Codial. Le centre d’action fait partie du CRM. Il permet d’enregistrement des appels (appel) et des tickets techniques (ticket). Vous créez vos tickets d’appels avec les informations suivantes: coordonnées du client (ou d’un tiers: fournisseurs, prospects,…), l’interlocuteur et le motif de la prise de contact. Ce ticket pourra être complété par vous même ou par une autre personne. En effet, il est possible de le transférer vers un commercial, un technicien ou un groupe de compétence. Les réponses apportées sont enregistrées dans la partie réponse. L’intégralité des réponses successives avec la date, l’heure, le nom de l’utilisateur du centre d’action,… est stockée dans la base. Toutes les informations seront accessibles dans l’historique du client, dans les statistiques et dans l’historique des prochains appels. Les tickets d’appels ont une GED. Les documents sont stockés dans cet espace. Ils seront consultables dans la GED CLIENT. Dans la partie droite de la fenêtre du centre d’action, vous avez l’intégralité de documents commerciaux en cours (devis, commande, facture,…). Vous y accédez en consultation d’un simple clic sans quitter le centre d’actions. De même, les utilisateurs ont une vision complète sur le nombre d’appel de ce client sur plusieurs périodes (journée, semaine et mois). Pour un suivi commercial et technique, l’encours client est présent. Il permettra aux contacts de l’entreprise d’avoir l’information sur la situation financière et comptable. Cela peut être l’occasion de le relancer sur ces retards de paiement. Si vous avez le module Planning des ressources, les appels sont planifiables tout comme les Bons d’interventions générés depuis les tickets d’assistance technique. Ce module CRM-Centre d’action est indispensable pour les sociétés qui veulent centraliser la circulation de l’information. Fini les Post-it sur les écrans qui se perdent. Fini les mails non gérés. L’information est enregistrée et consultable par tous. Les doublons de demandes sont limités. En effet, si le client vous appelle pour le même motif qu’un appel déjà en cours, vous pourrez récupérer et compléter l’appel.