Les tiers Codial : les différents types de tiers

Qu'est-ce qu'un prospect dans les tiers Codial?

Un prospect désigne un client potentiel. Vous n'avez jamais travaillé avec lui. Vous pouvez lui établir un devis uniquement. Le prospect deviendra client lorsqu'il passera sa première commande.

Dans Codial, les prospects sont regroupés dans un fichier spécifique. Le prospect a une adresse. Vous pouvez renseigner plusieurs contrats.

Les informations légales sont disponibles afin de vérifier ses derniers chiffres publiés à partir d'un SIRET. La recherche d'information est automatique sur le site Infogreffe.

Vous pouvez géolocaliser le prospect grâce à l'onglet "CARTES". Il est possible d'ajouter des documents dans l'onglet "GED".

Tous les éléments présents dans la fiche prospect seront repris automatiquement lors du transfert en client. Le prospect se transforme en client dans 2 conditions:

• Lors de la création d'un client avec le même nom, Codial propose de récupérer les informations du prospect.
• Lors du transfert d'un devis "Prospect" en commande, le logiciel va demander la création d'un code client. Les coordonnées et toutes les informations du prospect sont migrées en une fiche client.

Une fois que le prospect est devenu client, la fiche prospect est supprimée.

Quels sont les types de clients?

Un client peut être une personne physique ou une personne morale.  Un tiers Codial : client a un code unique pour l'identifier. Codial attribue un code composé des 3 premières lettres du nom du client suivi de 2 chiffres.

Qu'il s'agisse d'un professionnel ou d'un particulier, vous n'avez qu'une case Nom/Raison sociale. Pour les particuliers, il conviendra donc de mettre le nom suivi du prénom pour une identification plus rapide.

Contrairement au prospect, la fiche Client est beaucoup plus complète. Il est possible d'enregistrer un tarif spécifique (ou plusieurs dans la gamme Entreprise), des lignes de pieds de document, des comptes comptables.

Si l'option a été activée, vous retrouverez également tout les parcs et équipements.

Les options de la fiche client permettent de  le qualifier de plusieurs façons:

• Client divers: Nous pourrions aussi l'appeler "Client de Passage". Cette option a pour but de ne pas créer de fiche client pour des personnes qui ne viendront pas régulièrement. Dans ce cas, c'est le nom figurant sur la facture qui apparaitra dans les relances. Un seul compte comptable regroupera tous ces clients de passage.
• Clients pros:  Pour un client professionnel, le numéro de TVA Intracommunautaire est indispensable. Ce numéro doit être renseigné dans l'onglet "Financier" / "Infos Légales".
• Catégorie de client: Les catégories ont plusieurs utilités. Elles servent à classifier vos clients. Elles sont également là pour l'application de tarifs spécifiques. Ainsi, un client de la catégorie Particulier n'aura pas les mêmes conditions tarifaires qu'un Professionnel ou une Association. Il est possible de créer autant de catégorie que nécessaire.

Un client peut avoir plusieurs contacts et plusieurs adresses de livraison (chantier). Codial les nomme les adresses secondaires. Il n'y a pas de limite en nombre d'adresses.

Des rôles sont définissables sur les contacts. Ainsi, pour l'envoi par mail des documents commerciaux, les adresses mails seront indiquées automatiquement. Vos devis, accusés de réception de commande, factures et relances sont adressées directement aux bonnes personnes.

Un contact peut être associé à une adresse secondaire. Une adresse peut avoir plusieurs contacts.

• Tiers secondaires: Sur un client, il est possible de définir des tiers secondaires. Ces tiers sont également des clients. Ainsi, votre client initiale pourra avoir un tiers pour :
  • les devis, commande et bon d'intervention
  • la livraison
  • la facturation et le paiement
  • la tarification

Par la notion de tiers secondaire, nous pouvons ainsi associer plusieurs clients. Nous pouvons prendre par exemple la copropriété XXX qui a pour le syndic YYY. Nous intervenons physiquement dans la copro XXX mais il faut adresser les devis et les factures à YYY. Le client YYY sera le client "central". De plus, cette copro fait partie d'un groupe ZZZ qui a négocié les prix. Nous indiquerons alors que c'est le tarif de ZZZ qui sera appliqué. En comptabilité, vous aurez le choix de travailler avec le compte du client XXX ou de la centrale YYY.

Toutefois, pour une gestion plus complète des syndics et copropriété, Codial a créé le module : Module Syndic Batiment Propriétaire Locataires Copro (monpartenaire-codial.fr)

Quelles sont les différences entre fournisseurs et les sous-traitants?

Les fournisseurs et les sous-traitants sont enregistrés dans le fichier "Fournisseurs" des tiers Codial. Pour qualifier un sous-traitant en tant que tel, il faut cocher l'option "Sous-traitant" dans l'onglet "Entête" de la fiche fournisseur.

La fiche Fournisseur/Sous-Traitant vous permet de stocker les informations suivantes:

• Coordonnées du fournisseur
• Coordonnées des contacts du fournisseur avec la gestion des rôles par l'affichage avancé. Comme pour les clients, il est possible d'associer un contact à une adresse
• Adresse des différentes agences du fournisseur
• Element liées aux commandes: minimum de commande, montant du franco de port, délai de livraison habituel
• Le compte comptable pour les transferts des factures fournisseurs en comptabilité
• Le mode de règlement par défaut pour le suivi des décaissements fournisseurs
• Les coordonnées bancaires utilisées pour les virements bancaires. Codial génère le fichier SEPA à déposer à votre banque.
• Les informations légales (N° de Siret et N° de TVA Intracommunautaire)

Grâce aux fiches personnalisées sur les Fournisseurs et les sous-traitants, nous sommes en mesure de stocker et traiter des informations complémentaires. Ainsi, vous pouvez avoir toutes les informations à demander à vos sous-traitants. Des vues dans les listes, des requêtes ou des éditions spécifiques vous remonteront les alertes sur ces données spécifiques.

Caractéristiques sur les fournisseurs:

• Pour les fournisseurs dont le pays n'est pas la France, la devise appliquée (avec sa parité) est défini dans les paramètres de Codial.
• Un fournisseur ne peut pas être également Sous-traitant. Il conviendra de créer 2 fiches (exemple: TOTO pour le fournisseur et TOTO (ST) pour le sous-traitant).

Caractéristiques sur les sous-traitants:

• Les sous-traitants apparaissent dans la liste des sous-traitants dans l'onglet "Sous-traitant" de vos documents de vente.
• Les documents d'achat sont libellés comme "Sous-Traitant" et non "Fournisseur".
• Il n'y a pas de gestion de stock sur les achats.
• Il est possible de faire des situations sur les commandes sous-traitants.
• L'autoliquidation de la TVA est accessible sur les factures sous-traitants.
• Un sous-traitant ne peut pas être en même temps fournisseur.

Quand utiliser les intervenants dans Codial?

Les intervenants sont des personnes participant à des chantiers ou projets mais qui ne sont ni des clients, ni des fournisseurs.

Le fichier Intervenants n'est disponible qu'en version Entreprise de Codial.

Plusieurs objectifs pour de fichier Intervenants:

• Stocker les coordonnées
• Enregistrer les intervenants dans un chantier

Codial distingue les Intervenants EXTERNES présents dans le fichier Intervenants et les INTERNES qui sont des salariés-utilisateurs du logiciel.

Cette notion d'intervenants internes ou externes n'est pas courantes dans les logiciels de gestion pour les entreprises du bâtiment. Il s'agit d'un plus fonctionnel de Codial.

Les intervenants sont classifiés par type d'intervenant: Assistance à Maitrise d'Ouvrage, Architecte, Apporteur d'affaire, Bureau d'étude, Co-traitant, Responsable Hygiène et Sécurité,...  Cet type sont paramétrables directement depuis la fiche Intervenant. Nous les retrouvons dans les chantiers au niveau des intervenants Externes.

Les intervenants Internes des chantiers sont les salariés / utilisateurs du logiciel Codial. Il est également possible de leur affecter un type : BE, Chargé d'affaire, Chef de chantier, ...

Pourquoi gérer les salariés dans Codial ?

Les salariés sont les collaborateurs de votre entreprise qu'ils soient en CDD, CDI ou en intérim. Ils peuvent être "technicien" ou non.

Ce fichier est utile pour avoir toutes les coordonnées de vos salariés ainsi que leurs documents administratifs. La GED va centraliser : contrat, certifications, permis de conduire, ...

Dans la fiche salarié, vous trouverez nativement les informations suivantes:

• Coordonnées du salarié
• N° de Sécurité Sociale
• Matricule de paie
• Type de contrat avec la date de début, la date de fin. Pour les intérimaires, l'agence d'intérim est enregistrée.
• Ses caractéristiques professionnelles : main d'oeuvre par défaut, compétences, zones d'intervention et groupes
• Les signatures de mail et les éléments d'envoi des mails par Codial
• Les horaires du salarié et son planning d'absence
• Les éléments de paie: salaire horaire normal, majorations d'heures supplémentaires, primes de panier, frais et indemnités.

La fiche Salarié peut être liée à des Fiches Personnalisées pour le stockage d'informations complémentaires et propres à votre entreprise.

La gestion des salariés permet de saisir les heures travaillées. Il est ainsi possible de comparer les heures théoriques aux heures réellement effectuées. Ces heures vont rentrer dans le calcul de rentabilité de votre suivi de chantier.

Un technicien apparaitra dans la liste des techniciens présente dans les clients et les interventions techniques.

Un salarié peut être Planifiable. Cela signifie qu'il apparaitra dans les ressources du Planning des Ressources.

Un salarié dont la case "Plan de Charge" est cochée sera pris en compte dans le Planning Chantier. Ces compétences seront utilisées pour calculer le plan de charge dans le diagramme de Gantt.

Nous pouvons gérer les co-traitants sur les chantiers (gamme Entreprise) de plusieurs façons.

En effet, si vous n'êtes pas gestionnaire du compte de prorata, ils peuvent être considérés comme des INTERVENANTS EXTERIEURS. Ils devront être créés dans le fichier Intervenants.

Si vous êtes gestionnaire du compte de prorata et que vous devez leur facturer leur part de frais, les co-traitants seront créés en tant que CLIENTS. Le module Module Codial : Gestion de compte prorata chantier (monpartenaire-codial.fr) vous aidera a établir les factures à l'avancement ou, en fin de chantier, de régularisation.

Si vous avez le Module Syndic Batiment Propriétaire Locataires Copro (monpartenaire-codial.fr), les syndics, les propriétaires et les locataires sont des clients. Ce module permet de faire le lien entre les tiers Codial.

Si vous n'avez pas le module "Syndic", le syndic sera un client renseigné en tant que tiers secondaire sur le client (Propriétaire ou Copro). Le locataire pourra être enregistré en tant que contrat sur la fiche client du propriétaire.

Les commerciaux Codial sont des utilisateurs qui ont un code Commercial.

En créant un utilisateur qui à des initiales au niveau de la zone commercial, Codial génère automatiquement un SALARIE.

Un commercial doit impérativement être utilisateur du logiciel.

Comme pour le technicien, un commercial peut être associé à un Client.

Chaque document de vente est associé à un commercial. Ainsi, nous avons quel commercial est lié à un devis, une commande ou une facture. Le commercial n'est pas nécessairement le rédacteur du document.

Le commercial est aussi utilisé pour le suivi des objectifs avec le CRM ou pour calculer les commissions.