La gestion d’ avenant de travaux dans Codial Bâtiment

L’avenant est l’acte par lequel les parties à un contrat conviennent de modifier ou de compléter une ou plusieurs de ses clauses. Dans le domaine du bâtiment, il s'agit généralement de travaux supplémentaires liés à des modifications de plans, de décisions, des découvertes lors de la réalisation, des changements de matériaux...

Un avenant passe donc par une étape de chiffrage (devis) qui doit être validé (commande client) avant de pouvoir être facturé. Il doit obligatoirement être co-signé par l'ensemble des parties concernées après un accord commun sur l'évolution de la prestation à réaliser.

Un avenant peut également être en moins-value. Cela signifie que les parties se mettent d'accord pour enlever certains travaux ou que les travaux réalisés utiliseront des matériaux moins onéreux.

+ d'infos : Avenant ou modification du marché marchés publics définition (marche-public.fr)

Le logiciel Codial Bâtiment est en mesure de gérer les avenants sur les situations d'un chantier.

Comment ajouter un avenant de travaux dans une situation ?

Il existe 2 méthodes pour ajouter des lignes en avenant dans une situation de travaux. Nous allons nous concentrer sur la méthode d'importation de documents qui offre plus d'outils de contrôle.

Les étapes d'un chantier avec avenant de travaux sont les suivantes:

1. Le devis du marché principal doit être transféré en commande puis en situation. Un avenant se met sur une situation de travaux.
2. Réaliser un nouveau devis avec le détail des travaux supplémentaire ou modificatifs. Pour la bonne gestion de votre portefeuille de commandes clients, nous conseillons de passer le devis en commande.
3. Se placer sur une situation de travaux qui comporte les conditions suivantes:
   1. La situation ne doit pas être imprimée
   2. Elle ne doit pas être acceptée
   3. La situation ne doit pas être la dernière situation cochée en terminée
   4. La facture de situation ne doit pas être transférée en comptabilité
4. Aller dans le menu outils du document pour sélectionner la fonction "Import Avenant".
5. Sélectionner la provenant de l'avenant de travaux : Devis ou Commande client. Par rapport à notre préconisation (étape 2), nous irons chercher une commande.
6. Sélectionner la ou les lignes à importer en cochant la case "SEL." en bout de ligne à droite.
7. Cocher, ou non, la case "transfert à 0%". Si la case est cochée, les lignes d'avenant seront intégrées dans la situation avec un pourcentage d'avancement à 0. Si la case n'est pas cochée, les nouvelles lignes d'avenant seront à 100%. Dans tous les cas, le pourcentage d'avancement est modifiable dans la situation.
8. Cliquer sur le bouton "Ajouter Avenant(s)".

Lors de l'impression d'une situation, les avenants de travaux apparaissent clairement en bas de l'édition. Le client a un récapitulatif du montant du marché et des différents avenants ajoutés au marché de base.

Il n'est pas possible de modifier ce tableau ni les informations qu'il contient. La référence sera votre numéro de commande client interne.

Quelles sont les conditions d'importation d'un avenant dans une situation ?

Importer un devis ou une commande client en avenant demande à une cohérence des informations entre la situation et le document à importer.

Pour le devis, il doit être Imprimé, En attente et aucune ligne ne doit être transférée.

Pour la commande client, elle ne doit pas être facturée, ni soldée, ni terminée.

Les informations suivantes doivent être identique entre le document Avenant et la situation qui doit recevoir les nouvelles lignes: 

• Code client : le client doit être le même sur les documents. Dans la fenêtre de gestion des tiers secondaires, les mêmes codes tiers sont indispensables.
• Si vous êtes en multi-agence, tous les documents doivent être sur la même agence.
• Si vous avez Codial Entreprise et que votre marché principal est sur un chantier, l'avenant doit être sur le même chantier.
• La précision numérique pour les quantités et les montants doit être la même sur tous les documents. Il n'est pas possible de changer une précision numérique sur un document. Le changement se fait dans les paramètres de façon globale à tout le logiciel. Il n'est pas recommandé de changer la précision numérique au fil de l'utilisation du logiciel.
• L'option de calcul des ouvrages (mode bâtiment / mode négoce) doit être dans le même statut sur l'avenant et sur la situation.
• Si la situation a une affectation, les documents proposés dans l'import d'avenant sont soit avec la même affectation soit sans affectation. Une affectation différente empêchera l'importation en avenant de travaux. 
•  Si vous avez activé la gestion des opérations avec des étapes à passer (Workflow), le document d'avenant de travaux doit être sur la dernière étape du Workflow.

Que faire si mon document d'avenant n'apparait pas dans la liste des imports possibles ?

Dans l'outil des avenant à importer, vous avez un bouton "Lister les refusés".Codial vous fait apparaitre tous les documents du type choisi (devis / commande) et les motifs de refus.

En modifiant les éléments listés en refus (si c'est possible), le document deviendra importable en avenant dans votre situation.

Qu'est-ce que des travaux en plus-value ?

Sur certain chantier, le client demande des travaux supplémentaires qui n'ont pas fait l'objet d'un chiffrage. Dans ce cas, nous ne parlons plus d'avenant mais de travaux en plus-value (ou en moins-value, s'ils viennent réduire le montant du chantier).

Comment gérer les TS dans les situations CODIAL ?