Numéroter les factures

Numéroter les factures est une obligation puisque le numéro de facture fait partie des mention obligatoire sur ce type de document.

Le numéro de facture doit répondre à des règles et des obligations. Toutes les formes de factures doivent être numéroté : ticket de caisse, facture "directe", avoir, facture d'acompte et facture de situation, d'avancement ou de travaux.

Les logiciels de gestion (devis/facture) intègre toujours un mécanisme d'attribution d'un numéro de document. C'est aussi un index pour retrouver les documents et le classement. En comptabilité, il s'agit du numéro de pièce comptable pour le lettrage et le rapprochement bancaire.

Comment numéroter les factures ?

La liste des mentions obligatoires sur les documents de vente est longue : Les informations et les obligations sur les factures de professionnels (monpartenaire-codial.fr)

La règle pour les numéros

Extrait de Mentions obligatoires sur une facture | Entreprendre.Service-Public.fr :

Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Exemple : facture 01, 02, 03.

Il est cependant possible d'émettre des séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité le justifient. L'entreprise peut utiliser un préfixe par année (2022-XX) ou par année et mois (2022-01-XX).

Par exemple, si celle-ci termine le mois de janvier avec une facture numérotée 25 :

- Janvier : facture n° 2022-01-025

- Février : facture n° 2022-02-026

À faire figurer sur toutes les pages de la facture

Dans ce texte plusieurs informations sont importantes:

• "séquence chronologique continue, sans rupture" :

Votre numérotation de facture doit être défini une première fois lors de la mise en place de votre logiciel de facturation. Ce numéro ne doit pas être changé.

Il doit s'incrémenter automatiquement à chaque facture. Il ne doit pas y avoir de trou dans la numérotation. La numérotation doit être chronologique.

Aussi, vous pouvez avoir une facture 524 au 31/12/2023, une facture 525 au 2 Janvier 2024 mais vous ne devez pas avoir une facture 526 au 31/12/2023.

• "peut utiliser un préfixe"

Un préfixe, aussi appelé référence de souche, doit être placé devant le numéro de facture chronologique continu et sans rupture.

Il n'est ainsi pas possible de changer de séquence de numérotation tous les mois ou tous les ans. Numéroter ainsi 2023-524, 2023-525, 2024-001, 2024-002 est proscrire.

Dans certains logiciels, il est possible de modifier à tout moment la séquence de numérotation. Cette possibilité est uniquement pour changer un préfixe et non la numérotation complète.

D'autres logiciels numérotent selon une typologie de document. Ainsi, il y a une souche Facture, une souche Acompte, une souche Avoir,... C'est une interprétation du mécanisme de préfixe ou souche.

ATTENTION : En cas de non respect des obligations, l'entreprise sera sanctionné à hauteur de 15€ par mention manquante et par document selon l'ordonnance N°2019-359 du code du commerce (https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000038410002/)

La loi de finances 2018 et les factures

Extrait de Quel est le champ d'application de l'obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ? | impots.gouv.fr:

L'article 286-I-3° bis du Code général des impôts (CGI) présente l'obligation pour une personne assujettie à la TVA d'utiliser un logiciel ou un système de caisse qui satisfasse aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Qui est obligé d'avoir un logiciel sécurisé ? Un arbre de décision est mis à disposition sur les sites des impôts : Suis-je obligé d’avoir un logiciel de caisse sécurisé ? | impots.gouv.fr

Notre résumé : si vous êtes assujetti à la TVA et que vous travaillez avec des particuliers (BtoC).

Dans le cadre de cette loi de finances, vos factures doivent être non modifiables après validation.

La numérotation dans CODIAL

Le 1er numéro de document est à renseigner dans les paramètres de Codial. Le numéro de départ passe sur fond Bleu dès qu'il a été attribué pour la 1ère fois. Il n'est plus modifiable.

Numéroter les factures en B-to-B

Dans le cas des ventes d'une entreprise à une autre entreprise, nous sommes sur le mécanisme de B to B. Aussi, il n'y a pas obligation de logiciel sécurisé.

Le numéro de facture est attribué à la création de la facture. Il est séquentiel et continu.

Numéroter les factures dans le négoce en B-to-C

Si vous avez au moins 1 client particulier, vous devez avoir un logiciel sécurisé comme précisé dans la loi de finances de 2018.

Aussi, les factures sont numérotées à la création. Il s'agit d'un numéro technique séquentiel. Lorsque la facture est validée (donc bloquée, sécurisée), le numéro définitif chronologique est attribué.

Il y a un contrôle de la chronologie. Aussi, il n'est pas possible d'avoir une facture 102 au 31 décembre et une facture validée 103 au  30 décembre.

Numéroter les factures dans le bâtiment en B-to-B

Dans le BTP, la facturation passe des factures d'avancement, de travaux ou de situation (selon vocabulaire de la société). Cette facture s'exprime en % d'avancement des travaux par rapport à la commande (le marché ou les avenants du chantier).

La validation de la situation est faite, par défaut, au moment du transfert vers la situation suivante ou vers la comptabilité.

Numéroter les factures dans le bâtiment avec l'activation de la loi de finances 2018

Si l'entreprise du BTP travaille avec des clients individuels (particulier) et non qu'avec des professionnels, la sécurisation du logiciel est nécessaire.

Codial propose alors 2 formes de numérotation:

• Numérotation séparée:

Les factures, les situations, les acomptes sont des souches séparées. Ainsi, les factures seront préfixées par FA et les acomptes par AC. Les numéros selon séquentiels et chronologiques selon la souche.

Dans le cas de situation la souche est SI suivi du numéro de commande. Exemple SI95002 pour la situation N° 2 de la commande N°95.

• Numérotation commune:

Les factures, situations et acomptes ont une même souche et une même numérotation chronologique.

Le multi-souche dans Codial

Le logiciel de facturation Codial peut gérer plusieurs agences au sein d'un même dossier de société.

Rappel sur les différences entre multi-sociétés et multi-agences : Module multi-sociétés et multi-agences Logiciel métier Codial (monpartenaire-codial.fr)

Dans les paramètres d'un dossier multi-agences, il est possible de définir une souche (Code Agence) et un numéro de départ pour cette agence.

Dans la facture, nous aurons ainsi un numéro séquentiel unique de document (Document N°) et le numéro continu par agence (N° Local).

C'est le numéro local qui apparait sur l'impression de la facture et qui est transféré en comptabilité.

Lors du transfert comptable, c'est le numéro de facture de l'agence qui est transféré. Exemple: COD_1344

 

AVERTISSEMENT: Activation du multi-souche sur un dossier déjà utilisé.

Le multi-souche doit être activé au début du dossier.

L'éditeur déconseille l'activation sur un dossier qui contient déjà des factures (sans activation des contraintes de Loi de Finances 2018). L'équipe technique de CODIAL proscrit l'activation sur un dossier avec l'option Loi de Finances activé.

Si cette option est activée en cours d'utilisation du dossier société, plusieurs contraintes sont identifiées à ce jour (la liste peut évoluer, selon les versions et des cas particuliers).