Les conditions générales de vente (C.G.V.) peuvent être générées de plusieurs manières dans le logiciel Codial. Cet article vous explique comment intégrer vos conditions générales de vente dans le logiciel et plus particulièrement dans les impressions des documents de vente.
Rappel règlementaire sur les Conditions Générales de Ventes
Le site https://entreprendre.service-public.fr précise dans son article dédiés aux Conditions générales de vente (CGV) que :
"Les conditions générales de vente (CGV) vous permettent d'informer votre client sur vos conditions de vente d'un produit ou d'une prestation de services. Lorsque votre client est un particulier, vous devez obligatoirement lui transmettre vos CGV. En revanche, si votre client est un professionnel, leur communication est obligatoire lorsque votre client les demande."
Les conditions générales de vente sont spécifiques à chaque entreprise. Il est conseillé de demander l'aide d'un avocat pour les rédiger. Les copier-coller de CGV trouvé sur des sites internet peuvent vous valoir bien des soucis.
3 points doivent être pris en compte pour les CGV :
- Elles doivent être claires, lisibles et compréhensibles. Attention, n'écrivez pas le texte trop petit pour le faire entrer dans une seule page.
- Elles doivent être insérées sur les bons documents. Un bon de commande ou un devis doivent les contenir. Selon la jurisprudence, ces documents signés par le client permet en principe d’obtenir l’accord du client. Elles ne doivent pas être présente uniquement sur vos factures. En effet, au moment de la facturation, le client a déjà eu la livraison de la commande. Vous n'avez donc pas l'accord du client.
- Elles doivent être acceptées par les clients. 2 solutions simples peuvent être mise en oeuvre :
- prévoir une signature sur la page des CGV,
- utiliser un système de type case à cocher ou signature avec la mention « je déclare avoir pris connaissance et j'accepte les termes et les conditions générales de vente ».
Pour imprimer les CGV dans Codial, il est possible de déposer le fichier dans les paramètres ou dans le jeu d'édition. Ces 2 méthodes présentent des avantages et des contraintes.
Comment mettre les Conditions générales de vente dans les devis de Codial ?
Selon la taille de vos conditions générales de vente, il faudra utiliser une des 2 méthodes. Si vos CGV sont sur 1 page ou sur plusieurs pages, la procédure sera différente.
Pour les CGV sur 1 seule et unique page :
Il s'agit du cas le plus simple et le plus rapide. Le fichier contenant vos Conditions Générales de Vente doit être au format .PDF ou .JPG (image). Ce fichier doit être chargé dans les paramètres du logiciel Codial (onglet : Papier à entête)
Vous devez définir comment les CGV doivent apparaitre sur le devis:
Selon votre choix, les conditions générales seront imprimées soit à la fin avec une page supplémentaire à votre devis soit au verso. L'impression au verso signifie qu'une page sur deux correspondra aux CGV. Il faut utiliser cette option lorsque le document est imprimé sur une imprimante recto-verso.
Pour les CGV sur plusieurs pages :
Lorsque vos Conditions de Vente ne tiennent pas sur une seule et unique page, la solution précédente n'est pas valable.
Depuis l'arrivée des jeux d'édition avec les documents annexes dans Codial, il est possible d'intégrer ce document PDF.
Les jeux d'éditions sont disponibles dans les utilitaire de Codial :
ou depuis le paramétrage des masques d'impression en cliquant sur les icônes "rectangles" comme sur l'image ci-après.
L'accès aux jeux d'édition est conditionné par des droits utilisateurs.
La manipulation est la suivante :
- Entrer dans le jeu d'édition où les CGV doivent être intégrées
- Faire un clic droit dans la partie bleue pour avoir le menu contextuel
- Choisir "Configurer l'édition"
- Aller dans l'onglet "Editions Annexes"
- Choisir le format de document à ajouter
- Sélectionner le document sur votre ordinateur ou votre serveur.
Codial autorise l'ajout de plusieurs documents annexes. Il est possible d'ajouter un filtre pour l'impression, ou non, du document. Ce filtre repose sur une macro Codial qui va aller tester des données pour conditionner l'impression des CGV ou de tous documents complémentaires à joindre.
Si vous n'avez pas de jeux d'édition et selon votre version, une alternative est d'ajouter par une macro le document PDF des CGV automatiquement en pièce jointe de votre mail. Lors d'une sortie sur imprimante ou PDF, et non par mail, charge à vous de penser à imprimer également le fichier de CGVs.
Rappels des mentions légales à intégrer sur les factures
