Les entreprises du bâtiment ont besoin d'un logiciel de situations de travaux. Par cette terme, elles entendent un logiciel en mesure de facturer à l'avancement des travaux. Cet avancement peut être soit global, soit par lot, par tranche ou par ligne.
Les situations de travaux sont des factures. Elles sont aussi appelées: factures d’avancement ou factures de situation. Il s'agit d'un modèle de facturation très utilisé en France, qui va permettre un échelonnement de la facturation et des paiements associés.
Les situations de travaux sont sorties en fonction d’un chantier et selon l'avancement des travaux. Le prix présent sur les factures de situation est calculé selon un pourcentage ou un quantitatif. Les calculs sont basés sur un document de référence (Commande client) qui est le marché. Il peut y avoir un marché principal et des marchés secondaires (Travaux supplémentaires : TS ou avenants).
Quelles sont les différences entre une facture de situation et un acompte ?
Il n'est pas rare que la confusion soit présente entre Facture, Facture de travaux, Situation de travaux, Facture d'acompte.
Un acompte est demandé avant le début des travaux. Il permet d'avoir une avance de trésorerie sur les travaux à réaliser. Les entreprises s'en servent pour payer, une partie, des matériaux et des frais engagés.
Comptablement parlant, l'acompte n'est pas une vente. Il s'agit d'une avance. Il augmente votre trésorerie. Celle-ci devra être déduite sur les factures suivantes jusqu'à l'épuisement de la somme demandée en acompte.
La facture d'avancement ou de situation est émise après le début des travaux. L'avancement est calculé en fonction des taches déjà réalisées sur le chantier.
D'un point de vu comptable, la facture de travaux est une vente. L'opération comptable va augmenter votre chiffre d'affaire.
Dans le cadre du BTP, le logiciel de situations de travaux va permettre de suivre le prévisionnel (marché) et le facturé. Il calculera automatiquement la différence entre le dernier avancement et l'avancement précédent afin de ne facturer que le montant du nouvel avancement. Le pourcentage d'avancement est toujours exprimé en cumulé depuis le début de la facturation.
Bien que moins courant, dans le bâtiment, on parle aussi de factures intermédiaires et de facture finale pour le solde. Le DGD: décompte définitif général n'est pas une facture mais un document administratif regroupant toutes les informations d'avancement de situation.
Quel logiciel de situations de travaux choisir pour son entreprise?
Il existe de nombreux logiciels de facturation sur le marché Français. Toutefois, tous les logiciels ne permettent pas l'établissement de situation avec un pourcentage d'avancement.
Le logiciel de situations de travaux a plusieurs caractéristiques:
- regrouper tous les éléments d'un chantier dans un dossier unique que l'on peut nommer : Chantier, Affaire ou Projet selon le milieu professionnel. L'objectif est de centraliser l'information afin de mesurer simplement les achats, les heures travaillées et les montants à facturer.
- facturer des matériaux et des prestations selon les réalisations sur le chantier. Cette facturation est, la plupart du temps, établie en pourcentage d'avancement. Toutefois, selon le métier, elle peut aussi être exprimé en quantitatif.
- suivre les retenues de garanties, retenues de bonne fin de travaux, les cautions bancaires ou les frais de "compte de prorata".
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