En tant que distributeur de logiciel, nous entendons de nombreuses choses par rapport à la facture. Les sociétés utilisatrices nous disent que leurs clients ont des demandes particulières.
Stop....
J'ai toujours entendu que le client est roi. Mais, parfois, il est le roi des C..... Il cherche surtout à gagner du temps, en étant pénible, pour contester la facture ou décaler au maximum le paiement.
Reprenons les demandes les plus courantes sur la facture...
- "Notre client veut sa facture sur Excel"
Dans le cadre des marché public, l'entreprise doit répondre sur le document (souvent EXCEL). Le DPGF (Décomposition des Prix Globale et Forfaitaire) est un tableau qui décompose les prix et prestations réalisées dans le cadre d'un marché public ou privé. Pour faciliter l'analyse des réponses, il est demandé de respecter un formalisme. Toutefois, vous n'avez pas à respecter ce même document pour la facturation. Vous devez facturer depuis votre logiciel de gestion commerciale. Ce sont les données de votre logiciel qui seront analysées en cas de contrôle.
Lorsque vous déposez vos factures sur Chorus (plateforme de dématérialisation pour les administrations), votre logiciel de gestion (CODIAL) envoie directement sur le site avec les bonnes informations.
- "Notre client veut que nous mettions le logo Chorus, La Marianne de la République Française, le logo de la Région, ... sur les factures"
De quel droit mettez-vous un logo qui ne vous appartient pas? Cela peut être considéré comme de l'usurpation d'identité.
Les seuls logos que vous puissiez exploiter sont votre logo d'entreprise, le logo de vos qualifications et certifications ou des marques distribuées à condition d'avoir l'autorisation et de respecter la charte d'utilisation.
- "Notre client veut que les factures soient avec SA mise en page"
Vous utilisez un logiciel de gestion commerciale. Vous avez mis les mentions obligatoires. Vous spécifiez bien les données liées à vos produits et prestations. Vous n'avez pas à refaire une mise en forme pour le client.
La généralisation de la facture électronique va uniformiser les factures. Ces types de demandent devraient disparaitre, nous l'espérons.
- "Notre client a eu une facture, il y a 6 mois. Il veut que l'on modifie cette facture."
Vous avez facturé. Vous avez validé la facture dans le cadre de la loi de finance 2018. Vous avez enregistré votre facture en comptabilité. Votre facture fait partie de votre déclaration de TVA. Vous n'avez pas le droit de modifier une facture. Vous devez emmètre un avoir et refaire une facture.
Les réponses sont liés à nos recherches et nos informations. Si vous constatez des évolutions dans les règles, n'hésitez pas à nous le faire savoir.
En résumé, à la réception d'une facture, les clients ont plusieurs obligations :
- Vérification : Le client doit vérifier l'exactitude de la facture (date, montant, désignation des prestations, TVA, etc.) et se manifester dans les plus brefs délais en cas d'erreur.
- Paiement : Il doit payer la facture avant la date d'échéance mentionnée.
- Conservation : Le client doit conserver la facture pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. Cette obligation permet de répondre à d'éventuels contrôles fiscaux.
- Litige : En cas de désaccord ou d'erreur, il convient d'en informer rapidement le fournisseur ou le prestataire et de tenter de résoudre le litige à l'amiable.
- Pénalités de retard : En cas de retard de paiement, et sauf dispositions contractuelles contraires, des pénalités de retard sont applicables dès le premier jour suivant la date de règlement prévue sur la facture.
Il est important de toujours se référer au contrat ou aux conditions générales de vente pour connaître les modalités spécifiques liées à la facture.
Et, en fouillant un peu...
En questionnant les utilisateurs sur les demandent particulières, dont des exemples sont indiqués ci-dessus, nous constatons qu'il s'agit souvent d'habitude et de contraintes que les utilisateurs se mettent eux-mêmes. Les croyances, la méconnaissance ou les incompréhensions mènent à ce type de demandes.
Posez la question à votre cabinet comptable, votre commissaire aux comptes ou votre avocat. Ils vous donneront leur vision des choses.
Votre distributeur de logiciel ne répondra pas favorablement à des demandes jugées "illégales". Les éditeurs ont conçus des outils en tenant compte des obligations et contraintes légales (bien qu'ils n'aient pas toujours tous la même lecture des textes de référence).
Il faut savoir changer et s'informer sur la règlementation et les obligation des entreprises.
Rappels utiles sur les règles de facturation et les obligations :
- Tout savoir sur la facturation | Entreprendre.Service-Public.fr
- Mentions obligatoires sur une facture | Entreprendre.Service-Public.fr
- Quelles sont les mentions obligatoires des factures émises en France ? | Codial
- Facturation électronique et e-reporting, comment se préparer ? | Codial
- Les informations et les obligations sur les factures de professionnels (monpartenaire-codial.fr)
- Dématérialisation des factures avec le logiciel Codial (monpartenaire-codial.fr)
