La plupart des entreprises réalisent des opérations d'exercice comptable spécifiques dans Codial en fin d'année ou en début d'année comptable ou civile.
Rappel des opérations d'exercice comptable pouvant être réalisées en fin ou en début d'exercice comptable:
L'inventaire dans Codial :
Dans l'article L. 123-12 du code du commerce, un inventaire est imposé aux commerçants au moins une fois tous les tous les 12 mois.
La plupart des entreprises choisissent de réaliser un inventaire des stocks en fin d'exercice comptable (souvent avant le 31 Décembre). Il s'agit d'un inventaire physique pour compter les articles réellement présents physiquement dans le stock.
ASTUCES INVENTAIRE CODIAL :
- Il est possible de saisir un inventaire avec une date antérieure à la date du jour. Ainsi, si vous voulez aller réveillonner tranquillement, vous pourrez finir de saisir ce que vous avez compté, un peu plus tard.
- L'utilisation de CodialMobile GSC (Inventaire) accélère la gestion de votre inventaire et de votre stock. Les applications Codial Mobile sur Androïd. La mobilité de votre ERP. (monpartenaire-codial.fr)
L'inventaire des stocks revêt une importance cruciale, car il permet de compter physiquement les articles présents dans le stock. C'est une opération concrète qui vise à vérifier la concordance entre les données comptables et la réalité physique des biens disponibles. Cette démarche contribue à assurer la transparence et la fiabilité des informations financières de l'entreprise. En suivant ces exigences légales, les entreprises peuvent mieux gérer leurs ressources, prévenir les erreurs comptables et garantir une vision précise de leur patrimoine matériel. Ainsi, l'inventaire annuel demeure une pratique incontournable pour assurer une gestion rigoureuse et conforme des stocks dans le cadre des activités commerciales.
Dans Codial, il est possible de bloquer un inventaire des stocks à une date données. Cet inventaire pourra être ressorti voire comparé à l'inventaire précédent.
Il n'y a pas d'écriture comptable passé en comptabilité depuis Codial.
L'archivage DGI annuel
Codial rappelle à chaque début de nouvel exercice comptable, que l'archivage DGI doit être réalisé.
Le message suivant apparait lors de la connexion, pour la ou les personnes ayant les droits:
A la question "Votre exercice est terminé. Souhaitez-vous lancer l'outil d'archivage des données pour la DGI?", vous devrez à un moment cliquer sur OUI.
En fin d'archivage, vous devrez choisir votre nouvelle période d'exercice.
En effet, l'archivage est obligatoire. Il permet de répondre aux obligations règlementaires et de basculer vos chiffres de LivePilot sur le nouvel exercice comptable.
ASTUCE archivage DGI dans Codial : Dans Codial, l'opération d'archivage annuel peut-être très longue (peut dépasser plusieurs heures selon le nombre de factures). il est possible d'ouvrir une 2ème fois le logiciel CODIAL sur le même poste avec le même compte utilisateur et le même mot de passe.
La loi concernant l'archivage DGI des factures :
La Loi 13L-1-06 de Janvier 2006 de la DGI stipule l'obligation d'archiver les données liées aux écritures comptables, directement ou indirectement. La durée de conservation imposée est de 10 années après la clôture comptable.
Le processus d'archivage de factures :
Conservation obligatoire des documents
Rappel sur la durée légale de conservation des factures : Selon l'article L123-22 du code de commerce, les factures clients, fournisseurs, et toutes les pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans. La période de conservation débute à la date de clôture comptable. Cette exigence vise à garantir la traçabilité et la légalité des opérations financières de l'entreprise sur une décennie. Respecter ces délais de conservation notifiés dans la réglementation contribue à assurer la conformité fiscale, la transparence financière, et à répondre aux éventuelles demandes d'audit. Ainsi, l'archivage conforme des données comptables demeure un pilier essentiel de la gestion administrative et financière des entreprises, conformément aux normes légales énoncées.
La purge du dossier CODIAL
L'outil d'archivage des données permet de purger les documents de plus de 24 mois. Une nouvelle base de données va être automatiquement créées pour la consultation des archives. Les documents de plus de 24 mois ne seront plus dans la base de production.
ATTENTION : cette opération est IRREVERSIBLE.
L’archivage des données supprime les documents suivants : Devis, Commandes clients, Bons de livraison clients, Factures vente, Bons d’intervention, Locations, Ventes caisses, Projets, Contrats, Demandes de prix, Commandes fournisseurs, Bons de livraison fournisseurs, Factures fournisseurs, RMA, Evénements du planning, Appels et hotlines et Fiches perso liées aux fichiers supprimés
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