La relance de facture impayée est indispensable pour les entreprises. Il faut pouvoir maitriser sa rentabilité et sa trésorerie. Toutefois, cela peut être complexifié dans le cadre des relations avec le client.
Il est important de bien faire sa relance d'impayés car devant un tribunal le dossier doit être complet. L'erreur ou l'oubli d'une information est source de rejet.
Les règles de relance de facture:
Les informations à communiquer sur une lettre de relance:
La lettre de relance doit comporter plusieurs mentions:
- Les coordonnées de votre société
- Les coordonnées du client débiteur
- Les référence de la facture (Numéro, date,...)
- Le montant de l'impayé (montant total ou partiel de la facture) avec le calcul des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations figurant sur la facture, il est recommandé de joindre la copie de la facture avec tous les niveaux de relance. La copie de facture est obligatoire pour le 3ème niveau de relance.
Les niveaux de relance et leur contenu:
Désormais, la lettre de relance (niveau 1 et 2) peut être adressée soit par mail soit par courrier. Le 3ème niveau de relance doit être envoyé par courrier recommandé avec copie de la facture.
Le 1er niveau de relance est une information du client d'un retard de paiement constaté. Ce courrier doit être courtois et amiable. Si la copie de la facture est jointe à la relance, ce type de démarche suffit généralement à obtenir un règlement. En pratique, nous constatons qu'il s'agit souvent d'un oubli, d'une lenteur administrative ou d'un "conflit" qui trouvera une issue rapidement.
Le 2ème niveau de relance est envoyé, le courrier de relance doit être plus ferme. Toutefois, il ne doit pas être agressif ou menaçant. Cela pourrait avoir des effets néfastes sur votre relation client ou dans une procédure de judiciaire.
Le 3ème niveau de relance est une mise en demeure. Ce courrier doit être envoyé en recommandé avec accusé de réception avec une copie de la facture. Un délai doit être indiqué. Il faut préciser que des poursuites vont être engagées par le biais d'un service de recouvrement contentieux ou par le tribunal compétent.
AVERTISSEMENT : les informations de recouvrement énoncées ci-dessus sont issues de recherche et de lectures. Renseignez-vous après de votre cabinet comptable, votre avocat, le tribunal compétent,... Les textes peuvent évoluer. Les interprétations peuvent varier.
Comment relancer les factures impayées dans Codial?
La chaîne de vente du logiciel Codial a pour issue la facturation. Une facture passe automatique dans la liste de relance dès que la date d'échéance est dépassée. Une facture comporte une ou plusieurs dates d'échéances. Les dates et les montant sont calculées au moment de l'impression du document.
Le logiciel de gestion commercial considère qu'une facture non imprimée n'a pas été envoyée au client, donc elle ne peut pas être relancée.
L'outil de suivi des relances de facture
Un outil de gestion des relances, selon 3 niveaux de lettre, est présent dans le menu Comptabilité / Règlement / Echéance / Relance.
Dans le tableau des relances, les utilisateurs peuvent consulter:
- Les échéances de facture non réglées
- La date de la facture et la date de l'échéance
- Les montants de l'échéance et le reste à payer
- Le niveau de précédente relance de facture et le niveau envoyé
- Le commentaire rédigé par la personne en charge des relances
Le fonctionnement de l'outil de relance
Plusieurs possibilités pour relancer :
- Incrémenter manuellement le niveau de relance ligne par ligne
- Cliquer sur le bouton incrémenter pour augmenter automatiquement le niveau de de relance. Si pas de relance, ce sera une relance de niveau 1. Si il y a 1 dans N-1, la nouvelle relance sera de niveau 2. Dans le cas, d'une relance de 2ème niveau déjà envoyé, nous passerons à une lettre de relance 3ème niveau.
- La relance peut être envoyée soit par mail soit par courrier (imprimante). Dans le cas d'un mail, le texte de corps de mail doit être enregistré dans les paramètres du logiciel. Le client doit avoir au moins un contact avec le rôle "Relance". Tous les mails de relance partent en une seule vague. Chaque mail contient : la lettre de relance en PDF et la copie de la facture (si cette option est cochée) ainsi que le texte défini dans les paramètres.
Les textes des lettres de relance sont enregistrés dans Codial. Ils ont été pensé pour être génériques et convenir à un plus grand nombre. La personnalisation des lettres de relance passe par un développement spécifique. Les lettres de relance ne sont pas personnalisables.
Quels sont les niveaux de relance de facture ?
Dans Codial, vous avez 3 niveaux de lettre de relance. Ces 3 niveaux répondent aux critères présentés ci-dessus (voir "Les règles de relance de facture").
A savoir, dans le principe :
- 1er niveau: il doit s'agit d'un simple oubli
- 2ème niveau: RAPPEL d'un oubli
- 3ème niveau: une procédure par voie judiciaire va débuter sans un paiement rapide
Le relevé de dû d'un client
Dans le même écran que celui permettant les relances, l'entreprise a la possibilité d'émettre un "RELEVES DUS". Le relevé de dûs n'incrémente pas automatique le niveau de relance sur toutes les échéances.
Il s'agit d'un document qui fait la synthèse de toutes les échéances non payées en intégralité.
Contrairement aux lettres de relance où nous avons 1 lettre par échéance, le relevé de dûs regroupe tout sur un seul document.
Lors de l'édition de ce document, une date est demandée. Ainsi, il est possible d'anticiper des échéances à venir.
Comment saisir un règlement dans Codial ?
La saisie d'un règlement peut se faire à plusieurs emplacements dans Codial : fiche client, facture ou situation, module financier, module de relance. Pour plus d'explication, consultez notre article précédent:
Comment lever les retenues de garantie (RG) et les cautions bancaires ?
Dans le mécanisme de relance de facture non payée, il faut distinguer les échéances liées aux retenues de garantie et aux cautions bancaires.
Dans les 2 cas, un tableau de synthèse met en évidence les RG et les cautions à lever. Des courriers spécifiques sont disponibles car les informations à communiquer ne sont pas les même que pour une relance de facture.
Voir notre précédent article sur la gestion des retenues de garantie dans Codial :
Des alternatives à la relance des factures
Pour le société qui ne souhaite pas faire de relance de facture, plusieurs solutions sont envisageables:
- La modification du mode de règlement. Selon l'activité de l'entreprise, un paiement complet à la commande peut être exigé.
- Une bonne pratique: vos coordonnées bancaires en bas de facture. Nous constatons qu'en ajouter votre IBAN sur les factures, les règlements par virement arrivent plus rapidement.
- Selon votre activité, vous pouvez demander à votre banque d'être habilité à faire du prélèvement bancaire. Le logiciel Codial est capable de générer le fichier SEPA à déposer sur le site internet de votre banque. A lire : Fichier SEPA pour les prélèvements et les virements en banque (monpartenaire-codial.fr)
- L'affacturage. Il s'agit d'un moyen de financement pour obtenir rapidement une avance de trésorerie. Il y a cession de la créance client à un organisme financier. L'affacturage peut intégrer les relances et le recouvrement de créances non réglées. L'affacturage est un service qui génère des frais pour l'entreprise.
Il existe bien d'autres solutions. Ici, nous dressons une courte liste des alternatives pour vous simplifier les relances et augmenter votre trésorerie.
