La retenue de garantie est un mécanisme fréquent dans le bâtiment. Qu'est-ce que la RG sur travaux ? Quand appliquer la retenue de garantie? Comment déduire et rappeler la RG? Le résumé des choses à savoir sur les 5% de RG qui seront payés à la fin des travaux.
Définition de la Retenue de Garantie
La retenue de garantie est une somme d'argent retenue par le maître d'ouvrage (client, donneur d'ordre) sur le montant de la facture de l'entrepreneur. Cette somme ne peut dépasser 5 %.
Plusieurs textes définissent la Retenue de Garantie:
C’est la loi n°71-584 du 16 juillet 1971 tendant à réglementer les retenues de garantie en matière de marchés de travaux définis par l’article 1779-3° du code civil qui est le siège de la réglementation. (source : village-justice.com)
La retenue de garantie est prévue aux articles R. 2191-32 à R. 2191-35 du code de la commande publique. Des dispositions similaires sont prévues aux articles R. 2391-21 à R. 2391-24 du même code pour les marchés de défense ou de sécurité. (source : code-commande-publique.com)
Retenue de garantie Marchés publics définition (marche-public.fr)
Les limites à connaitre sur les RG:
- Elle ne peut pas dépasser 5% du prix des travaux.
- Elle ne peut pas être conservée plus d’un an après la réception des travaux si tout est conforme. La réception des travaux doit donner lieu à la signature d'un procès-verbal par les différentes parties. Le document doit dresser l'état des lieux avec toutes les remarques. C'est la date de signature du PV de livraison qui définit la date de départ pour les garanties (décennale, biennale ou de parfait achèvement).
Dans la pratique et dans les logiciels, nous distinguons 2 types de retenue de garantie:
- Les RG sur situation. La date de paiement sera 12 mois après la date d'émission de la situation de travaux.
- Les RG sur bonne fin de travaux. La date de paiement de l'échéance des RG sera calculée à 1 an après la date de signature du PV.
Si durant la période des 12 mois, il n'a pas été constaté de défaut, une demande de levée de retenue de garantie doit être émise par l'entreprise. Le courrier doit être envoyé par lettre recommandée. Il est conseillé de joindre la copie du PV. Le consignataire aura 30 jours pour verser la somme de la RG.
Comment déduire la Retenue de Garantie ?
Le calcul du montant d’une retenue de garantie sur travaux se fait sur le montant TTC du marché (et de ses éventuels avenants de travaux).
Pour calculer la retenue de garantie, il suffit donc de multiplier le coût du chantier par 5 %. Le montant de 5% est déduit du net à payer de la situation.
Si l'entreprise émet une facture pour 1000€TTC, le montant de la RG sera de 50€TTC. Le client devra payer 950€TTC selon des conditions prévues (à réception de facture, 30 jours, 30 jours fin de mois,...) et 50€TTC au titre des RG 12 mois après l'émission de la situation ou de la fin des travaux en fonction du contrat.
Quelles sont les écritures comptables pour bien comptabiliser les RG ?
Ecritures comptables passées par CODIAL (source Aide Codial)
La retenue de garantie doit être isolée par le compte 4117 "Client - Retenue de garantie" selon le plan comptable.
Au débit, nous trouvons :
- le compte client 411 pour le montant qui sera réglé rapidement par le client
- le compte 4117 pour la partie liée à la retenue de garantie
Au crédit, nous avons:
- Le compte 4457 pour la TVA collectée sur l'intégralité de la facture
- Les comptes de la classe 7 pour les ventes (Chiffre d'affaire)
Lors du règlement de la retenue de garantie, il faudra passer une écriture :
- Au débit, le compte de banque 512
- Au crédit, le compte client pour la RG 4117
Quelle alternative aux RG dans le bâtiment ?
Une retenue de 5% sur une longue période peut mettre en difficulté l'entreprise du bâtiment. Aussi, une alternative existe : le cautionnement.
Selon la définition du marché, la RG peut représenter des sommes importantes allant parfois au dessus de la marge. L'immobilisation de 5% devient problématique pour les petites entreprises.
Dans le cas d'une caution bancaire, l'entreprise du BTP perçoit 100% des montants des échéances en échange du cautionnement d’un établissement bancaire. En cas de défaillance de l'entreprise (malfaçons, abandon du projet, etc.), la banque s'engage à payer. Toutefois, la banque prend des frais pour le cautionnement.
Le logiciel CODIAL Bâtiment gère la retenue de garantie
Quand on parle de gestion de retenue de garantie, il faut prendre en compte plusieurs éléments:
- La bonne déduction de la retenue de garantie sur la facture ou la situation de travaux
- Le calcul de la date d'échéance de la RG
- Le suivi et la levée de retenue de garantie à la bonne date
Les factures avec retenue de garantie:
L'ERP CODIAL a prévu tous ses mécanismes nativement. Il faut déjà comprendre comment faire un situation de travaux et les éléments à inclure :
Suivi des échéances dans les encours du client:
S'agissant d'une échéance calculée sur 5% du TTC du montant de la facture, celle-ci est mise automatique à 1 an pour les RG sur situation et à 10 ans pour les RG sur bonne fin de travaux.
Dans le 2ème cas, la date réelle sera mise à jour lors de l'enregistrement de la date de fin de travaux (PV).
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer la date. C'est CODIAL qui la calcule.
Si vous avez obtenu une caution, il faudra cocher la case CAUTION. Ainsi, les 5% ne seront pas calculé. Le client devra payer 100% de l'échéance. Toutefois, il vous faudra fournir initialement les documents d'acceptation de la caution par votre banque.
Dans la tableau des échéances non réglées, les retenues de garantie apparaissent toujours sur un fond Jaune. Les échéances non dépassées sur fond Blanc. Les échéances dont la date est dépassée sur un fond Rouge.
Le suivi des RG dans le LivePilot:
Dans le tableau de bord de votre logiciel Codial Bâtiment, vous avez la possibilité d'ajouter 2 briques:
- Retenues de garantie : cela fait apparaitre le nombre de RG et le montant. En cliquant sur un des chiffres vous arrivez sur l'outil vous permettant d'émettre un courrier de levée de la RG.
- Caution à lever: cette brique vous indiquer les cautions bancaires à lever. En cliquant sur le chiffre vous arrivez sur la liste et vous pouvez éditer un courrier.
Ces 2 briques sont disponibles dans Codial Bâtiment Entreprise et Codial Bâtiment PME selon vos droits utilisateur.
La levée des retenues de garantie:
Depuis la liste des RG, vous pouvez imprimer un courrier demande le paiement des 5% retenus.
L'outil est très simple. Le courrier est déjà enregistré dans le logiciel.
