Les documents de ventes de Codial

Le devis dans Codial:

Le devis est un document commercial écrit qui chiffres des prestations ou des biens. Le fournisseur s'engage sur des quantités, des produits et services ainsi que des montants unitaires.

Le devis est une proposition. Le client est en droit d'accepter ou non le devis. L'établissement d'un devis est obligatoire à partir d'un certain montant afin que le client puisse réfléchir et comparer. En dehors des cas particuliers, le devis est établi gratuitement par l'entreprise. Il a une durée de validité.

Dans le bâtiment, mais pas seulement, le devis comporte des informations obligatoires et plusieurs parties:

• le descriptif: l'objectif est de détailler les produits, les prestations, le mode opératoire, les dimension, les contraintes techniques,...
• l'estimatif: Cette partie énonce les prix  de façon détaillée (prix unitaire des produits, des prestations, des services,...). Le prix total du devis est souvent appelé le "montant du marché".

Dans Codial, le devis est une pièce commerciale très importante. En effet, il est le point de départ de toute la chaine de vente. Aussi, si votre devis est correctement rédigé, vous aurez des facilités à livrer et facturer.

Vidéo Devis et Chiffrage par CODIAL:

Le devis est composé de plusieurs onglets et sous-onglets.

L'onglet ENTETE du devis permet d'enregistrer les informations suivantes:

• Sélectionner le client, l'adresse d'expédition et de livraison/travaux et les contacts.
• Indiquer le sujet du devis
• Spécifier le taux de TVA par défaut
• Mémoriser le commercial
• Saisir des descriptifs complémentaires qui arriveront (selon votre modèle d'édition) en début ou en fin de devis. Les descriptifs permettent de faire la partie Descriptive du devis. Cela vient en complément de la lettre de les informations dans les lignes.
• La lettre d'entête est un document qui se positionne avant le devis. La lettre peut être rédigée dans Codial grâce à un traitement de texte simple. Elle peut aussi être reprise par le chargement d'un document Word. Des lettres types sont enregistrables et peuvent être utilisées rapidement.

Un devis peut être édité sous forme d'un PROFORMA. Il s'agit d'une option dans l'entête.

Dans l'onglet LIGNES du devis, vous allez établir votre chiffrage en vous appuyant soit sur des articles et ouvrages référencés soit sur de la saisie libre.

La rédaction de la partie Estimative du devis se fait par les lignes.

Les lignes du devis sont de plusieurs types:

• Chapitre: le chapitre est présent pour plusieurs raisons. Il est représenté par le logo C. Il sert à la mise en forme du devis. Il est aussi là pour réaliser des sous-totaux. Il est possible de mettre un Chapitre dans un Chapitre. Ce dernier sera considéré comme un sous-chapitre.
• Titre: Comme pour le chapitre, le titre est utilisé pour la mise en page et les sous-totaux. Nous distinguons le Chapitre du titre principalement par le style (police, couleur, taille). Le titre est caractérisé par le logo T.
• Sous-Titre: Il peut être considéré comme un "faux ami". En effet, le ST est utilisé pour mettre un titre mais surtout lorsqu'il est "cloturé", comme un ensemble/ouvrage non référencé.
• Commentaire: il s'agit d'une ligne avec uniquement une description. Elle ne comporte pas de référence, de quantité et de prix. Le commentaire est représenté par un logo de "bulle de dialogue".
• Ensemble: L'ensemble est un ouvrage non référence. Il est construit spécifiquement pour le devis. Il faut ajouter un ST et ajouter la somme ST pour que le logo ST se transforme en E.
• Article (référencé ou non référencé): les articles référencés sont intégrés par plusieurs méthodes: saisie des références, recherche dans la base article ou utilisation des mono-touches. L'article non référencé est identifié par un cube avec un point d'interrogation. Dans ce cas l'utilisateur aura uniquement saisi une désignation, une quantité et un prix.
• TAG: Ce sont des fonctions pour la mise en forme du document ou des caractéristiques de vente. A savoir, les tag sont de plusieurs types : Variante/Option, Saut de Page, Informatif.

Tous les éléments présents dans les lignes des devis sont aussi visibles dans les autres documents de ventes de Codial.

A l'exception des TAGs OPTION et VARIANTE, toutes les lignes d'un devis sont transférables en Commande. Le transfert peut être total ou partiel. Dans le cas d'un transfert partiel, il faudra sélectionner les lignes à passer en commande.

Les colonnes dans les lignes de devis (et tous les documents de ventes) sont configurables par utilisateur. Ainsi, chacun peut ajouter ou supprimer des colonnes à l'écran.

Ce que vous voyez n'est pas ce que vous imprimez. Vous pouvez ajouter le prix d'achat, la marge,... des informations qui ne doivent pas être communiquées à vos clients. Le paramétrage des colonnes est par type de documents. Vous pouvez avoir des colonnes différentes entre les devis, les commandes, les factures.

De nombreux outils existent dans les devis. Ils servent à ajuster le prix, les coefficients,... Bien que vous sélectionniez des articles et des ouvrages, vous être maitre de votre chiffrages. Il est aussi possible d'ajouter des frais "cachés" pour le client ou d'ajouter des éléments en pieds de document (remise, frais de facturation, frais de port,...).

L'onglet SUIVI COMMERCIAL n'est présent que dans le devis. Il a plusieurs objectifs:

• Gérer le statut du devis (en attente, sans suite, refusé ou accepté)
• Mettre un taux de concrétisation estimé
• Enregistrer les dates d'envoi par mail, de relances, de signature prévisionnelle, de prochain rendez-vous commercial.
• Saisir un commentaire qui vous servira d'aide mémoire dans le cadre de votre relation client.

Dans tous les documents de ventes, vous trouverez les onglets suivants:

• GED: pour la gestion électronique des documents "externes" à Codial.
• Besoins: Cet onglet liste toutes les fournitures dans le devis et cumule les quantités pour les articles présents plusieurs fois. Il permet d'avoir un visibilité sur les besoins en matériaux et les commandes déjà passées chez les fournisseurs.
• Sous-traitance: Comme pour l'onglet Besoins, il liste toutes les prestations mises en sous-traitance du devis. Ainsi, vous pourrez passer facilement les commandes auprès des sous-traitants.
• Transfert: Cet onglet se divise en 2 parties: documents parents et documents enfants. Il permet d'avoir une visibilité rapide sur les chainages entre les documents. Vous savez quel document est à l'origine (document parent). Vous connaissez vers quoi ce document a été transféré (document enfant).
• Fiche Perso: Cet onglet s'aliment avec les fiches personnalisées. Elles contiennent toutes les informations indispensables à votre entreprise et que ne sont pas nativement présentes dans votre logiciel. Les fiches persos font partie des personnalisation du logiciel Codial.

Pour les utilisateurs de CodialEveryWhere, le module CodialPad: CodialPad : faites vos devis CODIAL rapidement (monpartenaire-codial.fr) simplifie la rédaction de devis en mobilité.

En plus du devis "commercial", Codial gère le "Devis d'exécution" pour les utilisateurs de Codial en gamme Entreprise. Le devis d'exécution est utilisé dans le bâtiment pour détailler les matériaux à utiliser dans le cadre d'un chantier. C'est sur le devis d'exécution que les analyses de prévisionnel sont calculées.

Voir aussi : Les types de devis dans CODIAL - Mon Partenaire CODIAL (monpartenaire-codial.fr)

La commande client dans Codial:

Lorsqu'un devis est accepté (par l'onglet SUIVI COMMERCIAL) ou transféré en commande, toutes les informations sont transmises. Le devis est coché en "Accepté".

La commande Client peut également être saisie directement sans passer par l'étape du devis. Dans ce cas, il s'agit généralement d'un Ordre de Services envoyé par votre client selon les conditions contractuelles et votre Bordereau de Prix Unitaires (BPU).

La commande Codial se présente comme le devis sans les onglets suivants : Suivi Commercial, les descriptions complémentaires et la lettre d'entête.

Il est possible d'enregistrer les informations suivantes dans une commande : date prévue de livraison, mode de livraison/expédition, poids total des colis de la commande.

La commande peut avoir plusieurs états:

• Soldée: la commande est totalement transférée en Bon de Livraison ou en Facture.
• Traitée: la commande a été imprimée.
• Terminée: la commande est terminée si elle est intégralement livrée (soldée) ou si l'utilisateur a spécifié que les reliquats ne seront pas livrés. Dans ce dernier cas, la commande ne sera pas soldée mais TERMINEE. La case terminée peut être cliquée par l'utilisateur..
• Commande Internet: Cette case est cochée lorsque la commande provient d'un site internet marchand. Codial a un module e-commerce pour coupler le logiciel de gestion et la boutique en ligne.

Caractéristiques dans les lignes de commandes Clients:

C'est à partir d'une commande client qu'il sera possible de générer le bon de livraison.

Les colonnes Livré, Reste et A Livrer sont automatiquement ajoutées. Il est souvent conseillé d'ajouter la colonne Livraison.

Ces colonnes doivent avoir des définitions claires pour comprendre leur utilité:

• Livré : il s'agit des quantités déjà livrées lors d'un ou plusieurs BL précédents. Cette colonne n'est pas saisissable. C'est un calcul de Codial.
• Reste: la quantité restant à livrer au client. Le calcul est réalisé par la différence entre la quantité prévue dans le devis et la quantité déjà livrée. La colonne n'est pas saisissable.
• A livrer : la quantité que vous souhaitez livrer et transférer en Bon de Livraison. C'est une colonne saisissable.
• Livraison: date prévisionnel de livraison de ce produit. En renseignant la date dans l'onglet ENTETE / INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES, elle est reprise sur toutes les lignes dans la colonne Livraison. Toutefois, il est possible de saisir  une date différente sur certaines lignes.

La couleur des lignes dans la commande client:Selon le statut des lignes, elles peuvent prendre des couleurs différentes.

• Blanc: la ligne n'est pas livrée ou partiellement
• Violet: le produit est intégralement livré
• Gris: ligne sur laquelle vous êtes positionné.

La commande comporte 2 caractéristiques qui lui sont propres:

• Le traitement des acomptes: La génération d'un acompte n'est possible que depuis l'onglet ENTETE de la commande. Il existe 2 formes d'acomptes: la demande d'acompte et le reçu d'acompte.

Le traitement de l'acompte est expliqué dans la partie ACOMPTE de cet article.

• Le suivi de consommation: Il s'agit d'une version simplifiée de la gestion de chantier / affaire / projet.

Le suivi de consommation dans les commandes Codial:

Le suivi de consommation est mis en place en cliquant sur l'icône disponible dans la commande. Codial vous demandera la confirmation de créer un nouveau suivi de consommation.

Vous y retrouverez les éléments chiffrés par typologie: Main d'oeuvre, Pièces, Divers.

Il s'agit des RUBRIQUES disponibles dans les articles et les ouvrages.

Le suivi de consommation est composé de 2 onglets: SYNTHESE et LIGNES.

La synthèse ne comporte que des chiffres calculés.

Elle met en évidence le prévu, le déboursé et l'écart.

Ainsi, vous avez un vision rapide de votre marge sur la commande client.

Dans l'onglet LIGNES, vous retrouvez toutes les fournitures présentes dans la commande.

Ainsi, vous pouvez enregistrer les produits réellement consommé sur ce dossier.

Il est également possible d'ajouter des produits non prévus ou d'indiquer de certains matériaux ne seront pas posés.

La génération de documents d'achats depuis les ventes:

Depuis le suivi de commande, comme dans l'onglet BESOINS, la génération de commandes fournisseurs est disponible. Le lien entre le document de vente et le document d'achat est considéré comme une gestion de contremarque.

Les bons d'intervention dans Codial:

Les bons d'intervention sont disponibles uniquement après achat du module Intervention ou le module Pack Maintenance.

Le bon d'intervention est l'équivalent d'une commande dans la chaine de vente. Il est l'intermédiaire entre le devis et la facture.

Le BI peut avoir pour origine:

• Un devis: Le devis est transféré en Intervention
• Un contrat: Génération des interventions prévues au contrat
• Une hotline: Création d'un BI avec reprise des éléments de l'appel hotline
• Une création manuelle du BI

Vidéo Codial Intervention :

Les états d'un bon d'intervention:

• A synchroniser : cette case est visible uniquement si votre licence contient CodialEveryWhere ou CodialMobile BI. Cela permet d'envoyer l'Intervention au technicien en mobilité.
• Imprimé : le BI a fait l'objet d'une sortie sur Imprimante ou par Mail
• Sans Suite: L'intervention n'aura pas de suite. Elle ne sera pas facturée.
• Terminé: L'intervention devient facturable. Tant que cette case n'est pas cochée, il n'est pas possible de transférer le BI en Facture.

Dans l'onglet Entête, la saisie horaire est réalisable par le bloc "Horaires d'Intervention":

L'heure de départ correspond à l'heure à laquelle le technicien part de l'entreprise.

L'heure d'arrivée est celle à laquelle le technicien arrive chez le client.

L'heure de fin correspond à l'heure de départ du technicien de chez le client.

L'heure de retour correspond à l'heure à laquelle le technicien revient à l'entreprise.

La différence entre l'heure de départ et l'heure d'arrivée ainsi que l'heure de fin et l'heure de retour sont des heures de route. Le temps entre l'heure d'arrivée et l'heure de fin est le temps de travail du technicien.

La zone "Prévue le" est soit sur fond blanc soit sur fond jaune. Le fond jaune apparait si le BI a été positionné sur le Planning des Ressources.

Le bon d'intervention se caractérise par son onglet "MACHINE". Vous retrouvez les informations techniques pour une intervention ainsi que les éléments de prise en charge en cas de sortie de pièces et d'heures de main d'oeuve.

Les principales informations "Machine":

• Marque, type et numéro de série de la machine concernée par le Bon d'intervention.
• Type de prise en charge: sous garantie, sous contrat
• Eléments facturables: Articles, Consommables, MO, Déplacements
• Descriptif de la panne: la problématique à l'origine de l'ouverture de l'incident.
• Travail effectué : le rapport d'intervention du technicien

Les Interventions sont des documents de ventes de Codial car ils sont partie intégrante de la chaine des ventes. Ils peuvent être chiffrés.

Les bons d'intervention sont disponibles sur CodialMobile Intervention et CodialEveryWhere.

Les bons de livraison dans Codial:

Le bon de livraison est utilisé par les sociétés de Négoce. Il n'est très rarement utilisé dans les métiers du bâtiment. C'est le bon de livraison qui génère la sortie de stock et qui transfert la propriété à l'acheteur.

Le bon de livraison Codial est créé par 3 méthodes:

• depuis la commande: Dans la commande, vous avez des colonnes pour identifier les quantités déjà livrées et restantes à livrer. Vous saisissez la quantité que vous expédier à votre client. Ce sont ces quantités qui sont intégrées dans le BL au moment du transfert.
• depuis le suivi de consommation: La saisie de suivi de consommation génère des bons d'intervention afin de sortir les produits des stocks de l'entreprise.
• en saisie de BL: Sans commande client, il est possible d'enregistrer un BL. Nous utiliserons ce mécanisme pour les BL de consommations internes.

Pour que la sortie en stock enregistrée, il faut que l'état du document soit imprimé. C'est l'impression du document qui génère les mouvements de stock.

L'onglet "Informations complémentaires BL":

Le BL Codial a pour caractéristique l'onglet "Informations Complémentaires" de l'Entête.

C'est à cet endroit qu'il sera possible d'enregistrer la date de livraison, le nom du transporteur, le mode de livraison, les numéros de colis avec leur poids.

Comment faire un bon de retour de marchandise dans Codial?

En cas de contestation du client, d'anomalies sur le produit ou d'erreur de votre part, le Bon de Livraison pourra se transformer en bon de retour de marchandise. Dans Codial, le retour de marchandise s'enregistre par un BL avec des quantités négatives. Ainsi, le logiciel sera en mesure de rentrer les produits dans votre stocks.

La facture dans Codial:

La facture est une pièce comptable. Les mentions obligatoires sur les factures sont enregistrées dans les éditions ou les paramètres de votre dossier Codial.

Codial permet plusieurs formes de factures:

• Acompte: ce sujet sera traité dans la section "Acompte" de cet article.
• Facture "Directe": bien que le terme "Direct" ne soit pas présent présent dans Codial. Il a pour objectif de les distinguer des factures de travaux. Elle a plusieurs origine possible : Devis, Commande, Contrat, Intervention.
• Facture de travaux ou de situation: ce sujet sera traité dans la section "Situation" de cet article. Ce type de facture n'est disponible que dans la licence Bâtiment (PME ou Entreprise).
• Facture d'abonnement: Il s'agit de facturer périodiquement (mensuellement) des produits ou des services. Le logiciel vous rappellera la génération des factures. Vous génèrerez vos factures facilement depuis la facture précédente.
• Avoir: Codial traite l'avoir comme une facture avec un montant négatif.

Plusieurs points sont à prendre en compte dans le traitement des factures dans Codial, notamment la loi de finance 2018. Si votre logiciel doit répondre aux caractéristiques de sécurités de données, le mécanisme de facturation sera modifié. En effet, il faudra valider les factures pour obtenir un numéro définitif et supprimer la mention "provisoire".

Pourquoi imprimer une facture ?

Une facture doit être imprimée. C'est l'impression qui déclenche la génération des échéances.

Le processus de règlement des factures clients (règlement, relance, relevé de dûs) n'est enclenché qu'après l'impression du document.

Pour Codial, un document non imprimé n'a pas été envoyé au client. L'impression est possible sur imprimante, par mail ou par PDF.

Il faut que la case "Imprimé" soit cochée pour que la facture puisse être transférée en Comptabilité.

La facture d'abonnement dans Codial :

Une facture d'abonnement se répète selon une période définie en nombre de jours et jusqu'à une date d'arrêt d'abonnement.

La gestion des factures d'abonnement ne nécessite pas de module complémentaire (contrairement aux contrats).

Un outil (Gérer les abonnements) vous aide à créer les factures d'abonnement sans risque d'en oublier.

C'est la dernière facture émise qui sert de modèle. Ainsi, votre abonnement peut facilement évoluer au fil du temps.

Comment faire un avoir dans Codial?

Dans le logiciel, la création d'un avoir se fait par une facture négative. Nous avons plusieurs moyens d'obtenir une facture négative:

• La saisie d'une quantité négative et d'un montant positif
• La saisie d'un montant négative et d'une quantité négative

L'avoir peut être créé comme tous les autres types de documents. Il peut aussi être obtenu par la duplication d'une facture. Codial propose de dupliquer la facture en une nouvelle facture ou avoir.

Plus d'informations : Comment faire un avoir avec CODIAL ? - Mon Partenaire CODIAL (monpartenaire-codial.fr)

L'acompte dans Codial:

Codial part du principe qu'il faut un devis accepté, donc transféré en Commande Client, pour qu'un acompte puisse être saisi ou demandé. L'acompte est enregistrable uniquement sur une commande client. Il n'est pas saisissable sur un devis.

Lors de la saisie d'un acompte, il est possible de choisir entre la demande d'acompte ou le reçu d'acompte.

La demande d'acompte est une facture non modifiable. Il est important de bien vérifier tous les éléments avant la validation.

Demande d'acompte

La demande d'acompte repose sur une facture d'acompte dont le règlement n'est pas perçu.

Si votre société est assujetti à la TVA sur encaissement, vous devez émettre une facture. La case facture d'acompte sera automatiquement cochée ainsi que la case "TVA sur Encaissement". Il conviendra dans notre cas, de décocher "ACOMPTE PERCU".

Si votre société est à la TVA sur les débits, il faudra cocher la case "Facture d'acompte" après avoir renseigné le montant demandé.

Le règlement de l'acompte est enregistré ultérieurement selon le même mécanisme que les factures et situations. Toutefois, les acomptes n'apparaissent pas dans les factures non réglées mais dans un onglet "Acompte non perçu".

Reçu d'acompte

Le reçu d'acompte est formalisé par une facture d'acompte. La case "Acompte Perçu" doit être cochée. L'émission de la facture génère le règlement. Il apparait dans l'onglet des acomptes payés.

Comment est déduit l'acompte sur la facture ?

L'acompte est déduit intégralement et automatiquement lors du transfert de la commande en facture.

L'acompte doit être déduit manuellement lorsqu'il s'agit de facture de situation. Plusieurs cas sont possibles: déduction en intégralité sur la 1ère situation, déduction proportionnellement à l'avancement pour garder l'avance de trésorerie, ou à la fin du chantier. Vous déduisez l'acompte comme vous le voulez. Codial vous rappelle qu'il reste de l'acompte à déduire tant que le montant n'est pas arrivé à 0€ d'acompte.

Voir aussi : Annuler ou Modifier un Acompte sur CODIAL - Mon Partenaire CODIAL (monpartenaire-codial.fr)

Les factures de travaux ou situation :

Les factures d'avancement ou de travaux sont disponibles dans la gamme Codial Bâtiment. Les situations consistent à ne facturer que les postes réalisés.

Sous les termes: factures de travaux, facture d'avancement ou situation, nous retrouvons une facture qui s'exprime généralement en pourcentage par rapport à une quantité initiale prévue.

Les avancements

Il faudra repartir de la situation précédente pour établir la nouvelle situation de travaux. Si vous avez un situation à 50% et que vous avez avancé de 25% supplémentaire soit 75% cumulé. Codial n'enregistrera que les avancements cumulés. Le client payera la différence entre les 2 avancements (dans le cas présent 25%).

Codial permet de saisir un % d'avancement à plusieurs niveaux:

• Ligne par ligne: le plus précis
• Par rupture (Chapitre / Titre): précis par lot / poste
• Au global : général

Il est possible de combiner les méthodes pour aller plus vite dans l'établissement de votre situation. Si vous désirez un montant bien précis de votre HT, c'est le logiciel qui calculera le pourcentage d'avancement pour se positionner au plus près du montant attendu.

Sur un chantier, nous avons un marché de base issu d'une première commande. Il n'est pas rare d'avoir des commandes supplémentaires. Nous parlons d'avenant au marché ou de travaux supplémentaires.

Codial fera la distinction entre les travaux supplémentaires non prévus (lignes facturées sans document d'origine) et les avenants (ajout venant d'une pièce commerciale acceptée par le client). Comment gérer les TS dans les situations CODIAL ? - Mon Partenaire CODIAL (monpartenaire-codial.fr)

Lorsque  l'on gère des factures d'avancement dans le bâtiment, il n'est pas rare de devoir également appliquer des retenues de garantie.

Le logiciel gère 2 formes de RG:

• Sur situation: le montant de RG est payable 1 an après la date de la situation.

• Sur fin de travaux: le montant de RG est payable 1 an après la date de fin de travaux (ou PV de livraison). Cette date est définie à la clôture de la chaine de situation.

Si les RG ne sont pas retenus sur le montant à payer, elles sont cautionnées. Le montant total de la situation est payé par le client. C'est la banque qui cautionne.

Les RG sont également disponibles dans les factures "directes" mais il est rare de les utiliser à ce niveau.

Le paiement direct des sous-traitants est géré dans les situations. Comme pour les RG, c'est disponible dans les factures "directes".

Définition du paiement direct sous-traitants:

• Sous-traitance - Paiement du sous-traitant - Paiement direct - Code : Commande Publique (code-commande-publique.com)
• Paiement direct du sous-traitant définition (marche-public.fr)

Voir aussi : La facture, la facture d'acompte, la facture d'avancement (monpartenaire-codial.fr)