Excel est un tableur. Il permet de faire beaucoup de choses: tableau de chiffres, analyse de données, graphiques, tableau de bord,... Tout est possible, le meilleur comme le pire. Or dans la gestion d'une entreprise, il faut toujours être au meilleur et éviter le pire.
Aussi, nous vous expliquons pourquoi EXCEL est à proscrire dans votre gestion d'entreprise et qu'il est préférable d'utiliser une gestion commerciale ou un ERP adapté à vos besoins.
Nous allons passer sur les avantages d'Excel : accessible à tous, installé sur quasiment tous les ordinateurs, flexible et personnalisable pour ceux qui maitrise, ...
Les risques d'utiliser Excel pour vos devis, vos factures, votre gestion commerciale
Nous allons surtout mettre en évidence les points de vigilance et l'avantage d'utiliser un logiciel spécialisé. Beaucoup ne pense pas à tout cela....
Erreur de calcul dans Excel
Le tableau Excel est un formidable outil pour réaliser des calculs rapidement dans des feuilles de données. Mais, il faut ajouter des formules de calcul et c'est là la limite.
En effet, vous ajoutez une ligne ou une colonne à votre tableau, selon la rédaction de votre formule, vous ne prenez pas ou prenez à tord des données chiffrées. Cela va fausser votre résultat.
Une feuille de calcul doit être réfléchie. Dès sa conception, elle doit prendre en compte toutes les situations (ajout, suppression de données).
Dans un outils de gestion commerciale ou un ERP, toutes les formules de calcul ont été réfléchies par les concepteurs. Elles tiennent compte de l'environnement et des spécificités du métier.
Pour illustrer :
Si nous faisons le parallèle avec les métiers du bâtiment, c'est comme si un peintre professionnel préparait correctement son mur et tenait compte de l'accroche et de la porosité du support avant d'étaler sa peinture. Et, un peintre bricoleur amateur, ne fait que peindre le mur. Le résultat sera peut-être identique dans un premier temps. MAIS, tous les 2 n'auront pas passer le même temps, la même quantité de matière et vous verrez vite la différence dans le temps. A vous de voir ce que vous voulez : qualité Professionnelle ou Bricoleur amateur ?
L'utilisation chronophage du tableau Excel
Construire un tableau Excel pour créer vos devis et vos factures va vous faire perdre du temps quotidiennement.
En effet, il va falloir créer le tableau avec les formules de calcul. A chaque création de document, vous allez devoir saisir un grand nombre d'informations sans pouvoir vous appuyer sur une bibliothèque d'articles et une base clients ou fournisseur.
Pour illustrer :
Quand vous faîtes un trou dans un mur porteur épais de 50 cm, vous prenez un marteau et un burin ou vous sortez votre perforateur le plus puissant ? Vous comprenez bien que les outils adaptés vous permettent de gagner du temps.
Ressaisie et tâches répétitives
Les utilisateurs d'EXCEL génèrent généralement beaucoup de tableau Excel.
Nous avons, par exemple, un fichier par devis ou facture. Nous avons un fichier pour suivre les chantiers signés, un fichier pour suivre les règlements, un fichier pour saisir les heures....
Pour passer les données d'un fichier à l'autre, il faut ressaisir des informations. Il faut contrôler les informations au risque de faire des erreurs de des incohérences. C'est ce que l'on appelle les risques opérationnels. Et nous connaissons tous des éléments déclencheurs de ces risques opérationnels : l'appel téléphonique, la notification, le collègue qui débarque dans le bureau pour poser une question,...
L'utilisation d'un logiciel s'appuie sur une base de données unique. Toutes les informations sont liées entre elles et cohérentes.
Pour illustrer :
Imaginez que vous construisez une maison en bois. A chaque fois que vous plantez un clou, vous devez redescendre de l'échafaudage pour aller faire une croix sur un papier afin de décompter le stock et indiquer l'emplacement du clou. Vous imaginez l'absurdité de la manœuvre. Alors, pourquoi répéter plusieurs fois la même information à plusieurs endroits dans plusieurs tableaux EXCEL tout au long de la journée? N'avez-vous pas des tâches à plus forte valeur ajoutée?
Taille du fichier Excel
Un tableau Excel est limité en taille. Vous ne pouvez pas y stocker un nombre infini de données.
Même si vous avez l'impression que vous ne serez jamais bloqué, vous atteindrez très certainement une limite.
La taille du fichier va devenir un frein à l'ouverture et à l'exploitation.
C'est souvent la raison pour laquelle les utilisateurs multiplient les fichiers. Ce qui génèrera de la duplication de données et de la ressaisie (voir plus haut).
Pour illustrer :
Vous avez un bidon vide de 500 litres et une petite cuillère. Vous décidez de vous en servir pour récupérer de l'eau de pluie. Ce bidon, s'il n'est jamais vidé, débordera et il sera compliqué de le déplacer une fois rempli. Le vider avec une petite cuillère sera long.
Votre tableau Excel se comporte comme ce bidon. Il se remplit. Il devient plein et inexploitable. Vous risquez de perdre des données, comme vous allez perdre l'eau de votre bidon qui déborde. Pour faire des adaptations, vous générez des coûts et des efforts.
En utilisant un logiciel vous vous appuyez sur une base de données dont la capacité est bien plus importante qu'Excel. Vous pérennisez vos données et votre entreprise.
Travail collaboratif et Excel
Lorsque plusieurs personnes souhaitent accéder aux mêmes données dans EXCEL, vous avez un message vous notifiant que vous êtes en lecture seule.
Plusieurs personnes ne peuvent pas travailler sur le même fichier simultanément. Il y a une perte de temps, d'informations et de productivité.
Un logiciel de gestion ou un ERP permet d'exploiter le même logiciel à plusieurs personnes en même temps.
Vous mettez en place, en plus, un travail collaboratif par la circulation de l'informations entre les utilisateurs.
Pour illustrer :
Imaginez que vous avez 1 outil pour une équipe de 3 personnes. Votre personnel ne sera pas efficace. Ils devront travailler à tour de rôle. Vous gaspillez de l'argent en payant 3 personnes alors qu'une seule personne est productive.
Aussi, pourquoi ne donner qu'un outil de gestion accessible que par une seule personne pour toute votre entreprise?
Analyse et consolidation des données:
En multipliant les sources de données (tableaux ou feuilles Excel), l'analyse de rentabilité de votre entreprise peut devenir complexe.
Les données, peut-être erronées, vous devoir être regroupée, uniformisées, standardisées, formatées...
Il va falloir faire un travail conséquent pour obtenir les informations désirées. Tout le temps passé à cette tâche ne pourra être utilisée pour de la production, pour le développement de l'entreprise ou l'atteinte de vos objectifs.
Vous risquez de réaliser cela le soir et le week-end mettant ainsi votre vie personnelle et votre santé de côté.
Pour illustrer :
Vous avez des équipes aux 4 coins du monde. Lorsque vous voulez connaitre la rentabilité de l'entreprise, est-ce que vous téléphonez à chaque collaborateur pour avoir les chiffres? Il va falloir en plus contrôler les faits et agréger les informations.
Votre comptable vous demande des éléments pour faire le bilan, combien de temps passez vous à trouver les informations parmi tous les documents que vous possédez?
Si tout est centralisé et prêt à l'emploi, en 1 clic, vous obtenez les informations justes !
Les outils d'analyse sont prévus dans les logiciels de gestion, Codial propose plusieurs possibilités:
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- les statistiques construites par l'éditeur.
- les analyses depuis les vues. Celles-ci peuvent être élaborées par les utilisateurs
- les requêtes sur la base de données. Elles sont issues de l'analyse d'un besoin et sont livrées par le distributeur
- le décisionnel. Ce module compile les données afin de les extraire et éventuellement construire des schémas et graphiques sur Excel. Dans ce cas, l'utilisation d'Excel est optimale car il est utilisé pour ce qu'il sait faire de mieux.
- Le livepilot est un tableau de bord en temps réel de votre activité professionnelle. Vos données sont consolidées et mises en forme automatiquement. Le dirigeant peut même avoir ses chiffres sur son téléphone Android en temps réel grâce à l'application CodialMobile LivePilot
- L'analyse de gestion de chantier est indispensable pour centraliser toutes les informations liées à une affaire. Les indicateurs de performance se mettent à jour automatiquement. Codial sort aussi les statistiques détaillées (commandes fournisseurs, prévisionnel, réalisé, déboursé…).
Règlementation et l'utilisation d'Excel:
L'utilisation d'Excel pour établir des factures est plus que contestable en cas de contrôle de l'administration fiscale. En effet, les contrôleurs vont tiquer sur plusieurs sujets:
- La possibilité de supprimer ou modifier facilement une facture établie sur Excel.
- La responsabilité pénale du dirigeant en cas de perdre de données.
- La chronologie de numérotation et date.
- Les calculs des montants de TVA et autres taxes fiscales.
- Les informations légales obligatoires sur les factures.
- Le respect du RGPD.
- Les obligations de la loi de finance 2018
- La facturation électronique obligatoire pour les entreprises d'ici 2024-2026 (selon taille de l'entreprise).
Lien utile : Suis-je obligé d’avoir un logiciel ? | impots.gouv.fr
Pour illustrer :
Conduisez-vous votre véhicule sur l'autoroute à 250Km/h sans permis, avec les pneus lisses sur un sol mouillé ? Vous ne voulez pas vous mettre dans le décor.
Pourquoi vouloir développer votre entreprise à toute vitesse sans apprendre à utiliser un logiciel adapté à votre métier, avec du "bidouillage" de tableau Excel ? Voulez-vous allez dans le mur avec votre entreprise? L'économie d'un logiciel peut vous coûter cher!
Codial et Excel
J'ai Codial. J'ai besoin d'Excel. La complémentarité des 2 solutions.
Le logiciel Codial et le tableau EXCEL savent très bien communiquer entre eux. C'est natif dans Codial.
L'import de données d'Excel dans Codial est possible à plusieurs niveaux : intégration de données (clients, fournisseurs, articles,...).
L'inventaire des articles pour la mise à jour des stock est intégrable dans Codial par le biais d'un tableau Excel.
La plupart des DPGF (pour les appels d'offre) sont sur Excel. Les lignes du DPGF sont intégrables dans un devis Codial sans ressaisie. Il est est de même pour les BPU.
L'export de données pour des analyses multi-sources, l'alimentation d'outils ou la création de tableaux de bord est disponible par un simple clic droit sur la plupart des tableaux dans Codial.
Le module Décisionnel Codial exporte les données dans un tableau croisé dynamique Excel.
Le format EXCEL reste un incontournable pour les échanges de données entre logiciels.
Je peux utiliser Excel avec Codial, mais cela n’est pas une obligation, toutes mes données sont directement disponibles dans Codial.
Excel n'est pas une solution de gestion commerciale ou de création de devis. De plus, EXCEL est à proscrire pour faire des factures.
Toujours pas convaincu de l'utilisation d'un logiciel adapté pour votre gestion d'entreprise?
Parlez-en avec votre expert comptable, votre commissaire aux comptes, votre avocat, vos confrères qui ont franchi le pas... et n'hésitez pas à nous contacter !
Nos conseillers pourront vous apporter toutes les réponses à vos questions.
PS: nous avons pris le tableau EXCEL, mais nos propos seront identiques avec toutes les solutions équivalentes (Openoffice, Google Sheets,...)
